Czy można umieszczać dane pracowników na drzwiach biura?

[Fudowsky 1]

Czy można umieszczać dane pracowników na drzwiach biura?

[Rafał Wielgus 106]

Zamieszczenie przez pracodawcę na drzwiach biura imienia i nazwiska oraz stanowiska pracy pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jednak musi być usprawiedliwione celem działania pracodawcy.

Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach określonych w RODO. Zgodnie z artykułem 6 ust. 1 RODO przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy jest spełniony jeden z poniższych warunków:

•  osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów,
•  przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
•  przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
•  przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
•  przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,
•  przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Pracodawca może zamieścić na drzwiach dane pracownika

Pracownik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, które są niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby. W przypadku gdy pracodawca będzie chciał wykonać zadania w postaci zamieszczenia na drzwiach imienia i nazwiska oraz stanowiska pracy może tego dokonać i ujawnić dane, które są konieczne do realizowania umowy. Należy zaznaczyć, że udostępnienie danych nie może naruszać praw i wolności osoby, której te dane dotyczą. Administrator podczas zbierania danych podaje m.in. cele przetwarzania danych osobowych (artykuł 13 ust. 1 pkt c RODO).

Obowiązek zbierania właściwych danych należy do administratora danych

W myśl artykułu 25 ust. 2 RODO to na administratorze danych spoczywają obowiązki, aby odpowiednio wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby domyślnie przetwarzane były wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego celu przetwarzania. Obowiązek ten odnosi się do ilości zbieranych danych osobowych, zakresu ich przetwarzania, okresu ich przechowywania oraz ich dostępności.

Sąd: Ujawnienie przez pracodawcę nazwiska pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego

Przenosząc powyższe na grunt rozpatrywanej sytuacji należy odnieść się do tezy oraz uzasadnienia Wyroku Sądu Najwyższego - I PK 590/02, który stwierdza, że nazwisko (i imię) jest skierowanym na zewnątrz znakiem rozpoznawczym osoby fizycznej i ujawnienie go w celu jej identyfikacji nie może być zasadniczo uznane za bezprawne, o ile nie łączy się z naruszeniem innego dobra osobistego, np. czci, prywatności lub godności osobistej. Ujawnienie przez pracodawcę nazwiska (imienia) pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jeżeli jest usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw oraz wolności pracownika.

Trafne jest w związku z tym spostrzeżenie, że nazwisko i imię są dobrem osobistym człowieka, ale jednocześnie są dobrem powszechnym w tym znaczeniu, iż istnieje publiczna zgoda na posługiwanie się nimi w życiu społecznym (towarzyskim, urzędowym, handlowym itd.) - por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 15 marca 1996 r., I ACr 33/96, OSA 1996 nr 7-8, poz. 31. Normalnym stanem rzeczy, zarówno w stosunkach prawnych, w których ujawnianie nazwiska jest standardowym wymogiem, jak i w innych stosunkach społecznych, jest podawanie nazwiska do wiadomości innych podmiotów.

Najistotniejszym składnikiem zakładu pracy (przedsiębiorstwa) są ludzie, a funkcjonowanie zakładu wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi - z kontrahentami, klientami, administracją publiczną i towarzyszącymi im usługami np. w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Dlatego pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników, zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji. Przeciwne stanowisko prowadziłoby do sparaliżowania lub poważnego ograniczenia możliwości działania pracodawcy, bez żadnego rozsądnego uzasadnienia w ochronie interesów i praw pracownika.

W normalnym bowiem układzie nie ma racjonalnych powodów, dla których pracownik byłby zainteresowany zachowaniem w tajemnicy swego nazwiska, i co za tym idzie, faktu związania z danym zakładem pracy. Imiona i nazwiska pracowników widnieją na drzwiach w zakładach pracy, umieszcza się je na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą, prezentuje w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach, co oznacza, że zgodnie z powszechną praktyką są one zasadniczo jawne (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 24 czerwca 1999 r., II SA 686/99, LEX nr 46190).

Należy przyjąć, że ujawnienie przez pracodawcę nazwiska pracownika musi być usprawiedliwione celem działania pracodawcy, łączącym się z jego zadaniami i obowiązkami związanymi z prowadzeniem zakładu, musi być niezbędne oraz nie może naruszać praw i wolności pracownika