Nadzór nad dokumentacją i zapisami - gotowa procedura HACCP (elektroniczna)

1. Stronę tytułową i spis treści.
   
   
2. Cel.
   
   
3. Zakres obowiązywania.
   
   
4. Terminologię.
   
   
5. Opis działania:
   
   
   • dane wejściowe do opracowania dokumentacji,
   • określenie dokumentacji systemu zarządzania HACCP,
   • wydanie początkowe dokumentu,
   • identyfikacja dokumentów,
   • numeracja procedur, instrukcji i formularzy związanych,
   • schemat budowy procedur i instrukcji,
   • dystrybucja dokumentów początkowych,
   • przegląd i aktualizacja dokumentacji,
   • dystrybucja dokumentów zmienionych,
   • przechowywanie dokumentów,
   • zasady tworzenia zapisów,
   • archiwizacja dokumentów.
     
     
6. Odpowiedzialność i uprawnienia.
   
   
7. Dokumenty związane.
   
   
8. Załączniki:
   
   
   • rejestr wydanych dokumentów,
   • rejestr zapisów.

Procedura HACCP to określony, w formie udokumentowanej, sposób realizacji danego działania lub procesu w systemie zarządzania bezpieczeństwem żywności. Reguluje ona zatem postępowanie danej organizacji w ściśle określonym zakresie lub procesie.
Jest to swego rodzaju przepis mówiący CO?, KTO? i JAK? powinien wykonać daną czynność, objętą procedurą.

Procedura nadzoru nad dokumentacją i zapisami określa tryb nadzoru nad dokumentacją i nadzoru nad zapisami obejmujący zatwierdzanie, identyfikację, przechowywanie, archiwizację, wycofywanie dokumentów nieaktualnych.

Dokument ten wystarczy przechowywać w formie pliku na komputerze. Organy państwowe (Inspekcja Sanitarna lub Weterynaryjna) w trakcie ewentualnej kontroli nie wymagają go w wersji papierowej. Ważne jednak, aby pracownicy mieli do niego swobodny dostęp - np. poprzez firmową sieć komputerową.
W przypadku pojawienia się konieczności aktualizacji procedur, proces ten przebiega sprawniej, a pracownicy szybko są informowani o nowych wersjach dokumentów.

Należy pamiętać, że procedura HACCP to narzędzie, które ma na celu kontrolę zagrożeń dla bezpieczeństwa żywności.
Dzięki niemu możemy również podnieść standard działania przedsiębiorstwa.
Nie należy zatem traktować procedur jako uciążliwego obowiązku. Jest to przecież mechanizm usprawniający codzienną pracę - np. poprzez wyznaczenie konkretnych osób odpowiedzialnych za poszczególne czynności.