Organizator usług konferencyjnych - Ocena ryzyka zawodowego metodą PN-N-18002

Organizator usług konferencyjnych

Charakterystyka ryzyka zawodowego

• Ryzyko zawodowe zawiera około 20 stron.
• Ocenę ryzyka zawodowego opracowano metodą trzystopniową, zgodnie z Polską Normą PN-N-18002.
• Pierwsza strona ryzyka zawodowego, zawiera miejsce na zatwierdzenie dokumentu.
• Ostatnia strona dokumentu zawiera miejsce na podpis pracownika, potwierdzający zapoznanie się z ryzykiem zawodowym.

Spis treści dokumentacji ryzyka:

• Strona tytułowa.
• Charakterystyka Metody PN-N-18002.
• Opis dla stanowiska pracy.
• Wymagania dla stanowiska pracy.
• Identyfikacja zagrożeń na stanowisku pracy.
• Karta pomiaru ryzyka zawodowego.
• Plan działań korygujących ryzyko zawodowe dla stanowiska pracy.
• Potwierdzenie zapoznania z dokumentacją dla stanowiska.

Opis stanowiska pracy.

Organizator usług konferencyjnych planuje, organizuje i koordynuje konferencje, kongresy i zjazdy. Organizator usług konferencyjnych jest zawodem o charakterze usługowym. Celem pracy organizatora usług konferencyjnych jest organizacja konferencji, seminariów, kongresów, zjazdów, spotkań firmowych. Organizator usług konferencyjnych przyjmuje zlecenie od klienta (zewnętrznego lub wewnętrznego), na podstawie którego planuje podstawowe zadania, koszty, czas i zasoby potrzebne do realizacji przedsięwzięcia, zachowując przy tym zasady racjonalnego gospodarowania. Jego obowiązkiem jest przestrzeganie procedur wewnętrznych firmy i przepisów BHP oraz ochrony ppoż. Organizator usług konferencyjnych odpowiedzialny jest za przygotowanie zaplecza konferencyjnego, takiego jak: sala i wyposażenie sali, sprzęt do prezentacji, zaplecze socjalne, bufet kawowy i wyżywienie. Koordynuje i nadzoruje właściwy przebieg konferencji, bezpieczeństwo i wygodę uczestników. Do jego zadań należy przekazywanie informacji dotyczących organizacji konferencji uczestnikom i prelegentom, działania promocyjne, nadzorowanie konferencji, organizowanie pracy swojej i zespołu oraz zestawienie kosztów i przychodów konferencji.

Zadania zawodowe na stanowisku organizator usług konferencyjnych:

• prowadzenie rozmów, korespondencji i spotkań z klientem, uzgadnianie i przyjmowanie zlecenia;
• diagnozowanie potrzeb klienta oraz ustalanie celów konferencji;
• planowanie zadań, terminu, czasu, zasobów, harmonogramu konferencji i szacowanie kosztów;
• pozyskiwanie ofert od klientów wewnętrznych i zewnętrznych oraz podwykonawców (np. właścicieli obiektów, fotografów, tłumaczy, firm cateringowych, itp.);
• opracowywanie i przekazywanie informacji dotyczących organizacji konferencji prelegentom;
• opracowywanie i przekazywanie informacji dotyczących organizacji konferencji uczestnikom;
• koordynowanie przebiegu konferencji;
• nadzorowanie przebiegu konferencji pod względem wygody i bezpieczeństwa uczestników;
• prowadzenie dokumentacji i podsumowanie konferencji;
• promowanie działań klienta związanych z konferencją, metodami marketingu tradycyjnego i elektronicznego.