Dyrektor do spraw administracyjnych - Ocena ryzyka zawodowego metodą PN-N-18002

Dyrektor do spraw administracyjnych

Charakterystyka ryzyka zawodowego

• Ryzyko zawodowe zawiera około 20 stron.
• Ocenę ryzyka zawodowego opracowano metodą trzystopniową, zgodnie z Polską Normą PN-N-18002.
• Pierwsza strona ryzyka zawodowego, zawiera miejsce na zatwierdzenie dokumentu.
• Ostatnia strona dokumentu zawiera miejsce na podpis pracownika, potwierdzający zapoznanie się z ryzykiem zawodowym.

Spis treści dokumentacji ryzyka:

• Strona tytułowa.
• Charakterystyka Metody PN-N-18002.
• Opis dla stanowiska pracy.
• Wymagania dla stanowiska pracy.
• Identyfikacja zagrożeń na stanowisku pracy.
• Karta pomiaru ryzyka zawodowego.
• Plan działań korygujących ryzyko zawodowe dla stanowiska pracy.
• Potwierdzenie zapoznania z dokumentacją dla stanowiska.

Opis stanowiska pracy.

Dyrektor do spraw administracyjnych odpowiada za funkcjonowanie administracji w firmie; sprawuje nadzór nad przestrzeganiem odpowiednich procedur obowiązujących w firmie; nadzoruje zaopatrzenie i wyposażenie oraz zatwierdza plany i wydatki na niezbędne materiały, urządzenia i wyposażenie firmy; dba o optymalizację procesów i kosztów zarządzania majątkiem firmy; nadzoruje procesy inwestycyjne i transportowe; koordynuje pracę podległych działów i pracowników.

Zadania zawodowe na stanowisku dyrektor do spraw administracyjnych:

• organizowanie efektywnej i sprawnej pracy biurowej firmy/ organizacji poprzez tworzenie i pełnienie nadzoru nad przestrzeganiem odpowiednich procedur;
• organizowanie i pełnienie nadzoru nad zaopatrzeniem i wyposażeniem firmy w sprzęt, urządzenia i artykuły niezbędne dla jej funkcjonowania itp.;
• kontrolowanie kosztów administracyjnych, planowanie i budżetowanie wydatków na materiały biurowe i funkcjonowanie firmy;
• pełnienie nadzoru nad sprawami gospodarczymi, inwestycjami (np. rozbudową hal, biur, remontami), transportem (np. zarządzanie flotą samochodową, planowanie przeglądów, napraw, zakupu i sprzedaży środków transportu);
• pełnienie nadzoru nad procesem przepływu dokumentów w firmie;
• organizowanie współpracy z firmami zewnętrznymi (firmy współpracujące i dostawcy, np. firm remontowo-budowlanych, serwisowych, zaopatrujących w materiały biurowe i środki czystości, sprzątających itp.), w tym negocjowanie warunków podpisywanych z nimi umów;
• kierowanie pracą podległego personelu, w tym motywowanie, rozliczanie podległych pracowników, ustalanie planów doskonalenia zawodowego podwładnych i nadzorowanie ich rozwoju;
• doskonalenie własnych kompetencji;
• sprawowanie nadzoru nad zapewnieniem bezpiecznego środowiska pracy oraz przestrzeganiem tajemnicy służbowej, zasad etyki zawodowej oraz przepisów bhp, ochrony ppoż. i ochrony środowiska.
• współpracowanie z pozostałymi członkami kadry kierowniczej w zakresie pracy administracji oraz obsługiwanie administracyjne innych działów firmy/organizacji;
• reprezentowanie firmy w stosunku do klientów oraz instytucji zewnętrznych.