Pozostali pracownicy administracyjni i sekretarze biura zarządu - Ocena ryzyka zawodowego metodą PN-N-18002

Pozostali pracownicy administracyjni i sekretarze biura zarządu

Charakterystyka ryzyka zawodowego

• Ryzyko zawodowe zawiera około 20 stron.
• Ocenę ryzyka zawodowego opracowano metodą trzystopniową, zgodnie z Polską Normą PN-N-18002.
• Pierwsza strona ryzyka zawodowego, zawiera miejsce na zatwierdzenie dokumentu.
• Ostatnia strona dokumentu zawiera miejsce na podpis pracownika, potwierdzający zapoznanie się z ryzykiem zawodowym.

Spis treści dokumentacji ryzyka:

• Strona tytułowa.
• Charakterystyka Metody PN-N-18002.
• Opis dla stanowiska pracy.
• Wymagania dla stanowiska pracy.
• Identyfikacja zagrożeń na stanowisku pracy.
• Karta pomiaru ryzyka zawodowego.
• Plan działań korygujących ryzyko zawodowe dla stanowiska pracy.
• Potwierdzenie zapoznania z dokumentacją dla stanowiska.

Opis stanowiska pracy.

Pozostali pracownicy administracyjni i sekretarze biura zarządu wykonują oraz koordynują czynności związane z prawidłowym funkcjonowaniem biura. Są odpowiedzialni m.in. za utrzymywanie porządku w dokumentacji, kompletowanie, segregowanie oraz rejestrowanie pism i korespondencji. Sporządzają podstawową dokumentację finansowo-księgową, wypisują delegacje, uczestniczą w przygotowywaniu umów, pism i aktów. Archiwizują i przechowują dokumentacje zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ich praca w dużym stopniu opiera się na korzystaniu z urządzeń biurowych (komputer, drukarka, telefon, fax). Udzielają informacji pracownikom oraz interesantom. Pośredniczą między działami oraz dbają o sprawny przepływ informacji w przedsiębiorstwie lub instytucji. Współpracują z pracownikiem gospodarczym, któremu zgłaszają m.in. informacje o uszkodzonym sprzęcie. Dokonują obsługi technicznej konferencji, narad i spotkań zarządu. Są odpowiedzialni za rozsyłanie zawiadomień, kompletowanie dokumentacji oraz przygotowywanie materiałów i sprzętu. Organizują catering oraz dbają, aby podczas spotkania niczego nie zabrakło. Sporządzają protokoły i sprawozdania z posiedzeń.

Zadania zawodowe na stanowisku pozostali pracownicy administracyjni i sekretarze biura zarządu:

• sporządzanie oraz prowadzenie korespondencji biurowej, m.in. sporządzanie różnego rodzaju pism (w tym pism urzędowych) z zastosowaniem techniki komputerowej i oprogramowania do edycji tekstu;
• przygotowywanie korespondencji do wysłania pocztą tradycyjną i pocztą elektroniczną;
• wykonywanie czynności kancelaryjnych, w tym przyjmowanie i znakowanie korespondencji, rozdzielanie pism itp.;
• obsługiwanie programów oraz urządzeń biurowych (faksu, kserokopiarki, skanera itp.), w tym dla niewidomych i słabowidzących;
• wykonywanie obliczeń oraz tworzenie baz danych;
• sporządzanie rzeczowego wykazu akt, porządkowanie i przechowywanie akt;
• organizowanie pracy biura lub sekretariatu, w tym kompletowanie materiałów i aktów prawnych niezbędnych do pracy;
• udzielanie informacji telefonicznych;
• przygotowywanie zebrań, narad, konferencji itp.;
• stosowanie przepisów prawa dotyczących tajemnicy służbowej oraz ochrony danych osobowych;
• przestrzeganie zasad etyki, ergonomii, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosowanie przepisów prawa dotyczące ochrony przeciwpożarowej i ochrony środowiska.