Kierownik biura - Ocena ryzyka zawodowego metodą PN-N-18002

Kierownik biura

Charakterystyka ryzyka zawodowego

• Ryzyko zawodowe zawiera około 20 stron.
• Ocenę ryzyka zawodowego opracowano metodą trzystopniową, zgodnie z Polską Normą PN-N-18002.
• Pierwsza strona ryzyka zawodowego, zawiera miejsce na zatwierdzenie dokumentu.
• Ostatnia strona dokumentu zawiera miejsce na podpis pracownika, potwierdzający zapoznanie się z ryzykiem zawodowym.

Spis treści dokumentacji ryzyka:

• Strona tytułowa.
• Charakterystyka Metody PN-N-18002.
• Opis dla stanowiska pracy.
• Wymagania dla stanowiska pracy.
• Identyfikacja zagrożeń na stanowisku pracy.
• Karta pomiaru ryzyka zawodowego.
• Plan działań korygujących ryzyko zawodowe dla stanowiska pracy.
• Potwierdzenie zapoznania z dokumentacją dla stanowiska.

Opis stanowiska pracy.

Kierownik biura organizuje, koordynuje i zarządza pracą biura. Kierownik biura jest zawodem o charakterze administracyjno-biurowym. Stanowisko to występuje w przedsiębiorstwach, instytucjach, urzędach, stowarzyszeniach, organizacjach różnych typów i wielkości. Celem pracy kierownika biura jest zorganizowanie i zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura. Do jego zadań należy sporządzanie procedur w zakresie czynności biurowych oraz wewnętrznych regulaminów, zarządzeń i instrukcji. Kierownik biura nadzoruje przepływ korespondencji i archiwizację dokumentów. Odpowiada za prawidłowy obieg dokumentów oraz za sprawny przepływ informacji. Planuje i nadzoruje zaopatrzenie w materiały biurowe, wyposażenie i urządzenia biurowe. Planuje i kontroluje koszty w zakresie działalności administracyjno-biurowej. Zarządza pracą podległych mu pracowników. Kierownik biura może współpracować z instytucjami zewnętrznymi i kontrahentami w zakresie prowadzonej przez pracodawcę działalności.

Zadania zawodowe na stanowisku kierownik biura:

• zapewnianie przepływu informacji i dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa oraz zarządzanie korespondencją;
• aktualizowanie i kompletowanie dokumentów potwierdzających wiarygodność przedsiębiorstwa;
• nadzorowanie segregowania i archiwizowania dokumentów;
• zapewnianie funkcjonowania urządzeń i sprzętu biurowego;
• organizowanie spotkań, konferencji oraz wyjazdów integracyjnych pracowników;
• sporządzanie instrukcji, procedur i regulaminów w zakresie czynności biurowych;
• organizowanie i nadzorowanie pracy podległych pracowników;
• motywowanie, ocenianie i premiowanie podległych pracowników;
• organizowanie i nadzorowanie zaopatrzenia biura w materiały biurowe, materiały promocyjne, wyposażenie i artykuły spożywcze;
• współpracowanie i zawieranie umów z kontrahentami i podwykonawcami w zakresie prowadzonej przez pracodawcę działalności;
• planowanie i kontrolowanie kosztów funkcjonowania biura;
• organizowanie stanowisk pracy zgodnie z zasadami BHP i ochrony ppoż. oraz wymaganiami ergonomii ochrony środowiska.