Każda jednostka organizacyjna (firma, stowarzyszenie, samorząd, itp.) prowadząca działalność usługową lub przemysłową, zobowiązana jest na podstawie obowiązujących przepisów do spełniania określonych wymogów w zakresie ochrony środowiska.

Identyfikacja zobowiązań firmy względem środowiska oraz diagnoza aktualnej sytuacji środowiskowej jest niezwykle pomocna w optymalizowaniu działań, które mają na celu dalszą redukcję niekorzystnego oddziaływania na środowisko. Aby zyskać pełną świadomość i kompletny obraz funkcjonowania Twojej firmy, warto zlecić profesjonalistom audyt środowiskowy firmie BHPEX. Nasi audytorzy przeprowadzą dla Ciebie wnikliwą, wieloaspektową analizę wpływu Twojego zakładu i eksploatowanych instalacji na środowisko, a także pomogą w zapewnieniu zgodności z wymaganiami prawnymi w zakresie ochrony środowiska czy gospodarowania odpadami.

Audyt środowiskowy to:

• identyfikacja obowiązków środowiskowych firmy,
• ocena stopnia przestrzegania prawa z zakresu ochrony środowiska,
• wskazanie konkretnych działań korygujących lub naprawczych.

Audyt ochrony środowiska dotyczy sprawdzenia funkcjonowania Twojego przedsiębiorstwa pod względem przestrzegania przepisów prawa w zakresie ochrony środowiska. Szczegółowy zakres audytu pod względem profilu działalności firmy oraz specyfiki branży obejmuje między innymi:

• badania nad hałasem;
• emisja do powietrza;
• naliczanie opłat środowiskowych;
• gospodarka odpadami.

Przeprowadzając precyzyjny audyt środowiskowy, sprawdzamy prawidłowość funkcjonowania firmy pod względem zachowania ochrony środowiska. Ponadto dokładamy wszelkich starań, by przyjrzeć się wszelkim możliwościom oraz mało wydajnym technologiom. Wyniki audytu dostarczą cennych informacji na temat wdrożenia modernizacji, zwiększającej efektywność działania firmy oraz zmniejszenie dotychczasowych kosztów, związanych z przestrzeganiem wszystkich przepisów prawnych dotyczących ochrony środowiska.

Dla kogo skierowana jest usługa audytu środowiskowego?

Audyt środowiskowy kierujemy, dla firm które:

• rozpoczynają z nami współpracę i zamierzają dostosować funkcjonowanie przedsiębiorstwa do obowiązujących przepisów prawa środowiskowego oraz podjąć outsourcing w zakresie ochrony środowiska;
• chcą zweryfikować swój stan formalno-prawny działalności w zakresie prawa ochrony środowiska;
• posiadają wdrożony system zarządzania środowiskowego ISO 14001 i chcą sprawdzenia zgodności z normą oraz prawodawstwem krajowym i europejskim;
• planują zweryfikować działalność w zakresie ochrony środowiska swoich dostawców, podwykonawców oraz firmy zewnętrzne działające na rzecz przedsiębiorstwa;
• zmieniają formę prawną spółki (fuzje, przejęcia) w celu realnej wyceny wartości przedsiębiorstwa w aspekcie środowiskowym.

Audyt ochrony środowiska musi wykonać każda firma, która:

• posiada samochody służbowe;
• posiada instalacje cieplne;
• realizuje gospodarkę wodno-ściekową;
• wprowadza na rynek lub sprowadza do kraju sprzęt elektroniczny;
• przetwarza substancje toksyczne;
• wprowadza na rynek odpady i opakowania;
• posiada składowisko odpadów;
• dokonuje emisji gazów do atmosfery;
• pracuje w dużym hałasie, mającym wpływ na środowisko;
• posiada magazyny z ropą naftową lub innymi substancjami chemicznymi;
• produkuje sprzęt mechaniczny, np. silniki;
• produkuje substancje bakteriobójcze i toksyczne.

Audyt środowiskowy chroni przedsiębiorcę przede wszystkim przed utratą wizerunku lub przed wysokimi karami pieniężnymi. W momencie przekroczenia emisji szkodliwych pyłów do atmosfery lub w przypadku wykrycia nieprawidłowości w utylizacji odpadów, Twoja firma może dostać duży mandat pieniężny. W skrajnym przypadku może zostać wydana decyzja o wstrzymaniu produkcji w danym przedsiębiorstwie.
Wartością dodaną audytu środowiskowego jest również możliwość przedstawienia Twojej firmy jako przedsiębiorstwa przyjaznego środowisku. Bycie „EKO” w dzisiejszych czasach jest bardzo modne i ważne. Coraz więcej osób świadomie wybiera firmy, z którymi współpracuje, chcąc w ten sposób chronić swoje otoczenie. Jeśli dana firma cieszy się opinią przyjaznej środowisku, z pewnością zyska większe zaufanie społeczne.
Zalecenia po audycie umożliwiają wprowadzenie ograniczeń szkód środowiskowych do minimum. Dzięki niemu firmy częściej sięgają przykładowo po naturalne środki do ochrony roślin, zmniejszają emisję czy stosują bardziej zaawansowane filtry. Coraz większe znacznie zaczyna mieć recykling odpadów i opakowań. Warto wiedzieć, że stosowanie recyklingu znacznie wpływa na zmniejszenie ogólnych kosztów produkcji (ponieważ zużywa się mniej energii), dzięki czemu przedsiębiorstwo może na tym dodatkowo zaoszczędzić. Przetwarzanie surowców pozytywnie wpływa na środowisko, ponieważ nie niszczy się dzikich terenów w zbyt dużym stopniu. Pozyskiwanie nowych surowców zaburza rozwój fauny i flory, ale też zwiększa emisję dwutlenku węgla. Dzięki recyklingowi zwierzęta nadal mogą cieszyć się nietkniętym przez człowieka środowiskiem naturalnym.

Do głównych korzyści audytu środowiskowego należy:

• zmniejszenie ryzyka związanego z nieprawidłowym funkcjonowaniem Twojej firmy w zakresie ochrony środowiska (kary administracyjne, mandaty, wstrzymanie działalności instalacji, odsetki karno-skarbowe);
• obniżenie do minimum występowania zagrożeń środowiskowych i związanego z nimi negatywnego oddziaływania na środowisko i człowieka;
• wdrożenie odpowiednich procedur zapewniających odpowiednie funkcjonowanie systemu zarządzania środowiskowego w przedsiębiorstwie;
• kreowanie wizerunku firmy jako przedsiębiorstwa przyjaznego dla środowiska, a tym samym zwiększenie konkurencyjności firmy na rynku;
• w przypadku podjęcia przez nas stałej obsługi w Twojej firmie po audycie, wymierne korzyści w postaci mniejszych kosztów outsourcingu środowiskowego, niż tworzenie oddzielnego stanowiska pracy.

Audyt środowiskowy obejmuje kontrolę twojej firmy w celu identyfikacji i analizy obszarów środowiskowych, objętych wymaganiami prawnymi. Audyt ochrony środowiska obejmuje głównie:

• ogólne wymagania prawne – szczegółowe sprawdzenie koniecznych do prowadzenia działalności gospodarczej uzgodnień, pozwoleń, podpisanych umów, porozumień, zgłoszeń, a także niezbędnej dokumentacji z zakresu ochrony środowiska;
• gospodarka odpadami – audyt środowiskowy pozwala przeanalizować w Twojej firmie funkcjonowanie gospodarki odpadami pod kątem prowadzonej ewidencji, weryfikuje stan i poprawność wymaganych pozwoleń i zezwoleń, określa warunki miejsc magazynowania odpadów oraz ich dalszego przetwarzania, w tym także zobowiązań związanych z transportem drogowym odpadów niebezpiecznych;
• prowadzenie ewidencji, sprawozdania i opłaty – weryfikacja obowiązków w zakresie sprawozdań i należnych opłat m.in. w zakresie korzystania ze środowiska, gospodarki odpadami, opakowaniami, emisji gazów i wiele innych (KOBIZE, BDO, ELDIOM, CRO, PRTR, LZO, BDS). Sprawdzenie ich poprawności oraz terminowości złożenia do odpowiednich organów ochrony środowiska;
• emisja do powietrza – identyfikacja wszystkich obowiązków Twojej firmy z zakresu emisji zanieczyszczeń do powietrza oraz ocena stopnia wywiązania się z nich (tj. weryfikacja dokumentacji związanej z identyfikacją występowania wszystkich źródeł emisji oraz czynników wpływających na emisję, wykonywanie pomiarów zgodnie z aktualnymi pozwoleniami, jak i wynikających z przepisów);
• gospodarka wodno-ściekowej – wykonanie audytu środowiskowego pozwala na dokładną analizę funkcjonowania przedsiębiorstwa w zakresie gospodarki wodno-ściekowej pod kątem konieczności posiadania pozwolenia wodno-prawnego i wymogów prawnych jej dotyczącej, zawiera ocenę jakości ścieków wynikającą z wykonanych pomiarów, a także obejmuje weryfikację posiadanych pozwoleń, decyzji czy umów;
• gospodarowanie opakowaniami – określenie obowiązków związanych z wprowadzeniem na rynek opakowań oraz produktów w opakowaniach w tym także opłat produktowych. Kontrola dokumentacji, związanej z ilością wprowadzonych na rynek opakowań oraz produktów, osiągniętych poziomów recyklingu i odzysku;
• substancje niebezpieczne – kontrola w zakresie produkcji, importu i dalszego użytkowania substancji chemicznych i ich mieszanin. Sprawdzenie posiadanych kart charakterystyk substancji niebezpiecznych, analiza obowiązków wynikających z ustawy o substancjach i preparatach chemicznych, rozporządzenia REACH, przepisów ADR oraz obowiązków związanych z transportem drogowym substancji chemicznych;
• zużyty sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie – weryfikacja firmy w zakresie produkcji, importu i dalszego użytkowania sprzętu elektrycznego, elektronicznego oraz baterii. Kontrola spełnienia obowiązków pod względem odzysku;
• oddziaływanie akustyczne – audyt środowiskowy pozwala zweryfikować źródła hałasu i pomaga określić stan spełnienia wymogów ustawowych w zakresie ochrony środowiska.

Algorytm audytu ochrony środowiska – krok po kroku

Na rysunku powyżej przedstawiono przegląd typowych działań audytu ochrony środowiska. Zakres każdego audytu środowiskowego w większości zależy od celów i zakresu konkretnego audytu. Poniżej przedstawiamy wytyczne dotyczące przygotowania i prowadzenia działań audytowych jako części programu audytów.

Inicjowanie audytu

Postanowienia ogólne:
Kiedy audyt zostaje zainicjowany przez naszą firmę BHPEX w Zielonej Górze, odpowiedzialność za jego przeprowadzenie ponosi nasz audytor wiodący aż do momentu zakończenia audytu.W celu zainicjowania audytu, zaleca się podjąć kroki przedstawione na schemacie powyżej, jednakże ich kolejność może się różnić w zależności od naszego klienta, ich procesów i specyficznych okoliczności audytu.

Nawiązanie pierwszego kontaktu z audytowanym:
Pierwszy kontakt z audytowanym w celu przeprowadzenia audytu często nawiązujemy jako nieformalny lub formalny. Spółkę BHPEX reprezentuje audytor wiodący. Celem pierwszego kontaktu jest:

• ustalenie komunikacji z przedstawicielami audytowanego;
• potwierdzenie uprawnień do przeprowadzenia audytu ochrony środowiska;
• dostarczenie informacji na temat celów, zakresu i metod audytu środowiskowego oraz składu zespołu audytującego, łącznie z ekspertami technicznymi;
• wnioskowanie o dostęp do odpowiednich dokumentów i zapisów w celach planowania;
• określenie mających zastosowanie wymagań prawnych i wynikających z umów oraz innych wymagań właściwych dla działań i wyrobów audytowanego;
• potwierdzenie uzgodnień z audytowanym dotyczących zakresu ujawnienia poufnych informacji i postępowania z nimi w tym wymagań o ochronie danych osobowych;
• dokonanie ustaleń dotyczących audytu, łącznie z harmonogramem i datami;
• określenie wszelkich specyficznych wymagań dotyczących dostępu, zabezpieczenia, ochrony zdrowia i bezpieczeństwa lub innych, dotyczących poszczególnych lokalizacji;
• uzgodnienie uczestnictwa obserwatorów oraz potrzeby przewodników dla zespołu audytującego;
• określenie obszarów zainteresowania lub ważnych dla audytowanego w przypadku danego audytu.

Określenie wykonalności audytu:
Określenie wykonalności audytu nasza spółka realizuje w celu uzyskania uzasadnionego zaufania, że cele audytu mogą być osiągnięte. W tym przypadku określenie wykonalności audytu z wykonujemy z uwzględnieniem takich czynników jak:

• wystarczająca i odpowiednia informacja do planowania i przeprowadzenia audytu;
• możliwość adekwatnej współpracy z audytowanym;
• odpowiedni czas i zasoby do przeprowadzenia audytu.

Jeżeli dany audyt jest niewykonalny, zaleca się, w uzgodnieniu z audytowanym, zaproponowanie klientowi audytu alternatywnego rozwiązania.

Przeprowadzanie działań audytowych

Przeprowadzenie spotkania otwierającego:
Celem spotkania otwierającego, które organizujemy w czasie audytu ochrony środowiska jest:

• potwierdzenie uzgodnień ze wszystkimi stronami (np. audytowany, zespół audytujący) dotyczących planu audytu środowiskowego;
• przedstawienie zespołu audytującego;
• upewnienie się, że wszystkie zaplanowane działania audytowe mogą być przeprowadzone.

Spotkanie otwierającego organizujemy z kierownictwem audytowanego oraz, jeżeli to właściwe, z osobami odpowiedzialnymi za funkcje lub procesy, które będą audytowane. Umożliwiamy również zadawanie pytań podczas tego spotkania.
Stopień szczegółowości jest spójny ze stopniem znajomości procesu audytowania przez audytowanego. W wielu przypadkach, na przykład audytów wewnętrznych w małej organizacji, spotkanie otwierające często polega na zakomunikowaniu, że będzie prowadzony audyt, oraz na wyjaśnieniu charakteru audytu. Spotkanie zawsze jest formalne oraz są zachowane zapisy obecności. Prowadzone jest zawsze przez audytora wiodącego oraz brane są pod uwagę niżej podane elementy, jeżeli jest to właściwe:

• przedstawienie uczestników, łącznie z obserwatorami i przewodnikami, oraz nakreślenie ich roli;
• potwierdzenie celów, zakresu i kryteriów audytu;
• potwierdzenie planu audytu i innych istotnych ustaleń, takich jak: data i czas spotkania zamykającego, wszelkie pośrednie spotkania zespołu audytującego z kierownictwem audytowanego oraz wszelkie późniejsze zmiany;
• przedstawienie metod stosowanych do przeprowadzenia audytu, łącznie z poinformowaniem audytowanego, że dowody audytu będą oparte na próbce udostępnionych informacji;
• wprowadzenie metod zarządzania ryzykiem w organizacji, które może wynikać z obecności członków zespołu audytującego;
• potwierdzenie formalnego sposobu komunikowania się pomiędzy zespołem audytującym a audytowanym;
• potwierdzenie języka, w jakim będzie przeprowadzany audyt;
• potwierdzenie, że w czasie audytu audytowany będzie informowany na bieżąco o jego postępie;
• potwierdzenie dostępności zasobów i wyposażenia niezbędnego dla zespołu audytującego;
• potwierdzenie spraw związanych z poufnością i bezpieczeństwem informacji;
• potwierdzenie istotnych procedur bezpieczeństwa pracy, procedur awaryjnych i ochrony dla zespołu audytującego;
• informację o metodzie raportowania ustaleń z audytu, łącznie z ich stopniowaniem, jeżeli jest stosowane;
• informację o warunkach, w jakich może nastąpić przerwanie audytu;
• informację o spotkaniu zamykającym;
• informację dotyczącą postępowania z możliwymi ustaleniami podczas audytu;
• informację o systemie przekazywania informacji zwrotnej od audytowanego na temat ustaleń lub wniosków z audytu, łącznie ze skargami lub odwołaniami.

Przeprowadzenie przeglądu dokumentacji podczas przeprowadzania audytu:
Odpowiednia dokumentacja audytowanego zostaje przez nas przejrzana w celu:

• określenia zgodności systemu zarządzania środowiskowego, w zakresie w jakim został udokumentowany, z kryteriami audytu;
• zebrania informacji do wsparcia działań audytowych.

Prowadzony przez BHPEX przegląd dokumentacji, często jest połączony z innymi działaniami audytowymi i jest kontynuowany podczas audytu, pod warunkiem że nie ma negatywnego wpływu na skuteczność prowadzonego audytu. Jeżeli adekwatna dokumentacja nie może być dostarczona w czasie określonym w planie audytu, audytor wiodący informuje o tym zarówno osobę zarządzającą programem audytów, jak i audytowanego. Zależnie od celów i zakresu audytu, podejmuje się decyzję o kontynuowaniu audytu lub o jego zawieszeniu wtedy, gdy kwestie dotyczące dokumentacji zostaną rozwiązane.

Komunikowanie się podczas audytu ochrony środowiska:
Podczas audytu konieczne mogą być formalne ustalenia co do komunikowania się w ramach zespołu audytującego, jak i z audytowanym, klientem audytu oraz potencjalnie z instytucjami zewnętrznymi (np. instytucjami regulacyjnymi), szczególnie, kiedy wymagania prawne wymagają obowiązkowego raportowania wszelkich niezgodności.
Nasz zespół audytujący okresowo wymienia informacje, ocenia postępy audytu i zmienia podział pracy pomiędzy audytorami, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Podczas audytu audytor wiodący przedstawia okresowo audytowanemu i klientowi audytu postępy audytu oraz wszelkie uwagi, jeżeli to właściwe.  Dowody zebrane podczas audytu, które wskazują na bezpośrednie i znaczące ryzyko dla audytowanego, są bezzwłocznie przekazywane audytowanemu i, jeżeli to właściwe, klientowi audytu. Każda sprawa dotycząca problemu wybiegającego poza zakres audytu jest odnotowana i przedstawiona audytorowi wiodącemu, w celu ewentualnego zakomunikowania klientowi audytu i audytowanemu.
Jeżeli dostępne dowody z audytu wskazują, że cele audytu są niemożliwe do osiągnięcia, audytor wiodący firmy BHPEX przedstawia klientowi audytu i audytowanemu przyczyny, w celu podjęcia określonych działań. Działania te obejmują potwierdzenie lub zmianę planu audytu, zmiany celów audytu lub zakresu audytu, lub zakończenie audytu. Każda potrzeba zmiany planu audytu, która może powstać w wyniku realizacji działań audytowych, jest zawsze przejrzana i zatwierdzona, a jeżeli to właściwe, zarówno przez osobę zarządzającą programem audytów, jak i przez audytowanego.

Wyznaczenie roli i odpowiedzialności przewodników i obserwatorów:
Przewodnicy i obserwatorzy (np. instytucje regulacyjne lub inne strony zainteresowane) mogą towarzyszyć zespołowi audytującemu. Zwracamy zawsze uwagę, aby nie mieli oni wpływu na audyt ani nie ingerowali w jego prowadzenie. Jeżeli nie można tego zapewnić, audytor wiodący ma prawo odmowy uczestniczenia obserwatorów w wybranych częściach działań audytowych.
Wszelkie wymagania w stosunku do obserwatorów, które są związane z procedurami dotyczącymi bezpieczeństwa i ochrony zdrowia oraz ochrony są rozstrzygnięte pomiędzy klientem audytu a audytowanym. Wymagamy, aby przewodnicy wyznaczeni przez audytowanego towarzyszyli zespołowi audytującemu i działali zgodnie z życzeniem audytora wiodącego. Zaleca się, aby ich obowiązki obejmowały:

• pomoc audytorom w wyznaczeniu osób biorących udział w rozmowach i potwierdzanie czasu ich trwania;
• zapewnienie dostępu do poszczególnych lokalizacji audytowanego;
• zapewnienie, że zasady dotyczące procedur bezpieczeństwa i ochrony w danej lokalizacji są znane i przestrzegane przez członków zespołu audytującego oraz obserwatorów.

Role przewodników mogą także obejmować:

• pełnienie roli obserwującego audyt w imieniu audytowanego;
• dostarczanie wyjaśnień lub pomoc w zbieraniu informacji.

Zbieranie i weryfikowanie informacji:
Informacje związane z celami, zakresem oraz kryteriami audytu, łącznie z informacją związaną z oddziaływaniem pomiędzy funkcjami, działaniami i procesami, są gromadzone poprzez odpowiednie pobieranie próbek audytowych podczas audytu i weryfikowane. Tylko informacja możliwa do zweryfikowania może być zaakceptowana jako dowód z audytu. Dowód z audytu, który prowadzi do ustaleń z audytu, jest zapisany. Jeżeli podczas zbierania dowodów zespół audytujący staje się świadomy nowych lub zmienionych okoliczności lub ryzyk, zespół audytujący odpowiednio na nie reaguje.

Nasze metody zbierania informacji obejmują:

• rozmowy;
• obserwacje;
• przegląd dokumentów, łącznie z zapisami.

Opracowanie ustaleń z audytu:
Dowody z audytu są oceniane w odniesieniu do kryteriów audytu w celu opracowania ustaleń z audytu. Ustalenia z audytu mogą wskazywać na zgodność lub niezgodność z kryteriami audytu. Jeżeli to określono w planie audytu, poszczególne ustalenia z audytu mogą zawierać zgodności i dobre praktyki razem ze wspierającymi je dowodami, możliwości do doskonalenia i wszelkie rekomendacje dla audytowanego.
Niezgodności i wspierające je dowody z audytu zawsze są zapisane. Niezgodności mogą być stopniowane. Są one przejrzane z audytowanym w celu uzyskania potwierdzenia, że dowód z audytu jest dokładny oraz, że niezgodności są zrozumiałe. Staramy się podejmować próbę rozwiązania wszelkich różnic opinii dotyczących dowodów z audytu lub ustaleń oraz aby sprawy nierozwiązane zostały zapisane.
Zespół audytujący spotyka się, jeśli to potrzebne, w celu przejrzenia ustaleń z audytu na odpowiednich etapach podczas audytu.

Przygotowanie wniosków z audytu środowiskowego:
Nasz zespół audytujący zawsze przeprowadza naradę przed spotkaniem zamykającym w celu:

• przeglądu ustaleń z audytu środowiskowego i innych odpowiednich informacji zebranych podczas audytu w odniesieniu do celów audytu;
• uzgodnienia wniosków z audytu, biorąc pod uwagę niepewność wbudowaną w proces audytowania;
• przygotowania rekomendacji, jeżeli określono to w planie audytu ochrony środowiska;
• przedyskutowania działań poaudytowych, jeśli ma to zastosowanie.

Wnioski z audytu mogą dotyczyć takich spraw jak:

• stopień zgodności systemu zarządzania środowiskowego z kryteriami audytu i silne strony systemu zarządzania, łącznie ze skutecznością systemu zarządzania w spełnianiu określonych celów;
• skuteczne wdrożenie, utrzymanie i doskonalenie systemu zarządzania;
• zdolność procesu przeglądu zarządzania do zapewnienia ciągłej przydatności, adekwatności, skuteczności i doskonalenia systemu zarządzania;
• osiągnięcie celów audytu, pokrycie zakresu audytu oraz spełnienie kryteriów audytu;
• źródłowe przyczyny ustaleń, jeżeli zostały uwzględnione w planie audytu;
• podobne ustalenia dokonane w różnych obszarach, które były audytowane w celach identyfikacji trendu.

Jeżeli jest to określone w planie audytu, wnioski z audytu mogą prowadzić do rekomendacji związanych z doskonaleniem lub przyszłymi działaniami audytowymi.

Przeprowadzanie spotkania zamykającego:
Spotkanie zamykające prowadzone przez audytora wiodącego z BHPEX jest prowadzone w celu przedstawienia ustaleń z audytu oraz wniosków. W spotkaniu zamykającym uczestniczy kierownictwo audytowanego oraz, jeżeli ma to zastosowanie, osoby odpowiedzialne za funkcje lub procesy, które były audytowane, a także mogą w nim uczestniczyć klient audytu i inne strony. Jeżeli ma to zastosowanie, audytor wiodący informuje audytowanego o sytuacjach napotkanych w trakcie audytu, które mogą obniżyć zaufanie do wniosków z audytu. Jeżeli zdefiniowano tak w systemie zarządzania środowiskowego lub uzgodniono z klientem audytu, zaleca się, aby uczestnicy spotkania uzgodnili ramy czasowe dla planu działania dotyczącego ustaleń z audytu.

Dbamy o to, aby stopień szczegółowości był spójny ze stopniem znajomości procesu audytowania przez audytowanego . W niektórych sytuacjach audytowych spotkanie może mieć charakter formalny oraz zalecane jest zachowanie protokołu ze spotkania, łącznie z listą obecności. W pozostałych przypadkach, np. w przypadku audytu wewnętrznego ochrony środowiska, spotkanie zamykające jest mniej formalne i może polegać tylko na zakomunikowaniu ustaleń i wniosków z audytu.

Podczas spotkania zamykającego, audytowanemu wyjaśniamy następujące kwestie:

• poinformowanie o tym, że dowody z audytu ochrony środowiska zostały zebrane na podstawie próbek opartych na dostępnych informacjach;
• metoda raportowania;
• proces postępowania z ustaleniami z audytu i ewentualne konsekwencje;
• prezentacja ustaleń i wniosków z audytu w taki sposób, aby były zrozumiałe i potwierdzone przez kierownictwo audytowanego;
• wszelkie związane działania poaudytowe (np. wdrożenie działań korygujących, postępowanie ze skargami audytowymi, proces odwoławczy).

Wszelkie rozbieżne opinie pomiędzy zespołem audytującym a audytowanym dotyczące ustaleń lub wniosków z audytu, są przedyskutowane i, jeżeli jest to możliwe, rozwiązane. W przypadku braku rozwiązania, opinia zostaje zapisana przez audytorów z firmy BHPEX. Jeżeli jest to określone w celach audytu, przedstawiamy rekomendacje do doskonalenia. Należy również pamiętać, że rekomendacje nie są obowiązujące.

Zakończenie audytu

Audyt jest zakończony wtedy, jeżeli wszystkie zaplanowane działania audytowe lub uzgodnione z klientem audytu zostały wykonane (np. mogą występować nieprzewidziane sytuacje, które uniemożliwiają dokończenie audytu zgodnie z planem). Dokumenty dotyczące audytu zachowuje się lub zniszczone na podstawie uzgodnień pomiędzy stronami uczestniczącymi oraz zgodnie z procedurami programu audytów i mającymi zastosowanie wymaganiami.

Zespół audytujący oraz osoba odpowiedzialna za zarządzanie programem audytów nie ujawniają żadnej innej stronie zawartości dokumentów oraz innych informacji uzyskanych podczas audytu lub raportu z audytu, bez jasno wyrażonego pozwolenia klienta audytu i, jeżeli to właściwe, audytowanego, chyba że działanie takie jest wymagane przez prawo, np. przestępstwo. Jeżeli jest wymagane ujawnienie zawartości dokumentu audytu ochrony środowiska, zaleca się poinformowanie o tym jak najszybciej klienta audytu i audytowanego.
Należy również pamiętać, aby doświadczenie z przeprowadzenia audytu zostało uwzględnione w procesie ciągłego doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego audytowanych organizacji.

Przeprowadzenie działań poaudytowych:

Wnioski z audytu mogą, zależnie od celów audytu, wskazywać na potrzebę podjęcia korekcji lub działań korygujących, zapobiegawczych lub doskonalących. Działania takie są zwykle określane i podejmowane przez audytowanego w uzgodnionym terminie. Jeżeli jest to właściwe, zaleca się, aby audytowany informował osobę zarządzającą programem audytów oraz zespół audytujący o statusie tych działań.
Zaleca się weryfikację zakończenia i skuteczności tych działań. Weryfikacja ta może być częścią następnego audytu w zakresie ochrony środowiska.

PN-EN ISO 14001 Systemy zarządzania środowiskowego

W Normie Międzynarodowej PN-EN ISO 14001 „Systemy zarządzania środowiskowego – Wymagania i wytyczne stosowania”, określono wymagania dotyczące systemu zarządzania środowiskowego, który organizacja może wykorzystać, aby poprawiać środowiskowe efekty swojej działalności. Norma przeznaczona jest do stosowania przez organizację zamierzającą zarządzać swoimi obowiązkami dotyczącymi środowiska w sposób systemowy, który wspiera środowiskowy filar zrównoważonego rozwoju. Ułatwia ona organizacji osiągnięcie zamierzonych wyników systemu zarządzania środowiskowego, które stanowią wartość dla środowiska, samej organizacji i jej stron zainteresowanych. Zgodnie z polityką środowiskową organizacji zamierzone wyniki systemu zarządzania środowiskowego obejmują:

• Poprawę środowiskowych efektów działalności,
• Wypełnianie zobowiązań dotyczących zgodności,
• Osiągnięcie celów środowiskowych.

Norma Międzynarodowa PN-EN ISO 14001 może być zastosowana przez każdą organizację niezależnie od jej wielkości, rodzaju i charakteru. Norma ma także zastosowanie do tych aspektów środowiskowych działań, wyrobów i usług, które organizacja określiła jako pozostające pod jej nadzorem lub na które może mieć wpływ, biorąc pod uwagę perspektywę cyklu życia. W normie nie określono specyficznych kryteriów dotyczących środowiskowych efektów działalności. Może być ona stosowana w całości lub w części w celu systematycznego doskonalenia zarządzania środowiskowego. Jednak deklarowanie zgodności z niniejszą normą jest akceptowalne tylko wtedy, gdy wszystkie jej wymagania zostały ujęte w systemie zarządzania środowiskowego organizacji oraz spełnione bez żadnych wyłączeń.

Zarządzanie programem auditów środowiskowych ISO 14001

1. Zaleca się, aby organizacja, która potrzebuje przeprowadzać audyty środowiskowe, ustaliła program auditów, który przyczynia się do określenia skuteczności systemu zarządzania ochrony środowiska auditowanego.
2. Program auditów może uwzględniać audity jednego lub więcej systemów zarządzania, przeprowadzanych oddzielnie lub jako połączone.
3. Zaleca się, aby najwyższe kierownictwo zapewniło, że cele programu auditów są ustalone i wyznaczyło jedną lub więcej kompetentnych osób do zarządzania programem auditów.
4. Zaleca się, aby zakres programu auditów w zakresie ochrony środowiska był dostosowany do wielkości i charakteru auditowanej organizacji, jak i również do charakteru, funkcjonalności, złożoności i poziomu dojrzałości auditowanego systemu zarządzania. Przydzielając zasoby programu auditów, zaleca się przypisywanie wyższego priorytetu tym obszarom, które mają szczególne znaczenie dla danego systemu zarządzania. Mogą to być kluczowe właściwości jakościowe wyrobu lub zagrożenia dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa lub znaczące aspekty środowiskowe i ich nadzorowanie. Koncepcja ta jest powszechnie znana jako auditowanie oparte na ryzyku.
5. Zaleca się, aby program auditów zawierał informacje dotyczące zasobów niezbędnych do zorganizowania i przeprowadzenia auditów skutecznie i efektywnie w określonym ramach czasowych, a także, aby obejmował:
   • cele programu auditów jak i poszczególnych auditów,
   • zakres/liczbę/rodzaje/czas trwania/lokalizację/harmonogram auditów,
   • procedury programu auditów,
   • kryteria auditu,
   • metody auditu,
   • wyznaczenie zespołów auditujących,
   • niezbędne zasoby, w tym dotyczące podróży i zakwaterowania,
   • procesy dotyczące postępowania z poufnością, bezpieczeństwa informacji, zdrowia i bezpieczeństwa oraz innych podobnych spraw.
6. Zaleca się monitorowanie i ocenianie wdrożenia programu auditów ochrony środowiska w celu zapewnienia, że jego cele zostały osiągnięte. Zaleca się dokonywanie przeglądów programu auditów w celu zidentyfikowania możliwych doskonaleń.