Oferujemy outsourcing środowiskowy dla firm i instytucji, celem spełnienia wymagań przepisów o ochronie środowiska oraz przepisów gospodarowania odpadami. Ofertę kierujemy przede wszystkim do przedsiębiorców, którzy z powodów ekonomicznych lub organizacyjnych nie chcą tworzyć w swoich firmach osobnych etatów lub działów zajmujących się ochroną środowiska.

Outsourcing środowiskowy

• Przydzielamy dla Ciebie dedykowanego specjalistę ochrony środowiska, z którym masz stały kontakt.
• Ponosimy pełną odpowiedzialność za cały obszar środowiska w Twojej firmie.
• Współpracujemy z Wojewódzkim Inspektorem Ochrony Środowiska w Twojej sprawie.
• Optymalizujemy koszty poprzez stałe miesięczne opłaty. Nie musisz dodatkowo płacić za niezdefiniowane w umowie obszary ochrony środowiska.
• Na sukces Twojej firmy pracuje wielu naszych specjalistów w zakresie ochrony środowiska i ochrony przyrody.

Definicja

Outsourcing ochrony środowiska zw. również jako outsourcing środowiskowy – to zlecanie zadań, które dotychczas były realizowane w przedsiębiorstwie, innym podmiotom poprzez wydzielenie ich ze struktury organizacyjnej. Jest to rozwiązanie podejmowane zazwyczaj w następstwie działań restrukturyzacyjnych, szczególnie w celu obniżenia kosztów. Outsourcing wykorzystać można nie tylko do pojedynczych usług, czy inspektorów. Najczęściej przekazuje się całe działy, w celu realizacji zadań wymaganych przepisami prawa ochrony środowiska, łącznie z przekazaniem odpowiedzialności. Często takie przekazanie zadań określa szczegółowo efekty, jakie zleceniodawca zamierza uzyskać, ale bez instrukcji dotyczących sposobu ich wykonywania, pozostawiając inicjatywę w tym zakresie zleceniobiorcy. Wynika to z tego, że to zleceniobiorca (firma outsourcingowa) jest ekspertem w zakresie ochrony środowiska.

Geneza

Termin outsourcing jest angielskim skrótem od trzech słów: outside (zewnętrzny) – resource (środek) – using (używanie). Samo pojęcie „outsourcing” po raz pierwszy zostało użyte w 1979 r. w kontaktach brytyjsko – niemieckich, natomiast koncepcja biznesowa powstała dużo wcześniej, w okresie międzywojennym.

Początkowo outsourcing rozumiany był jako strategia zaopatrzenia stosowana przez firmy produkcyjne, polegająca na rezygnacji z wytwarzania wszystkich prefabrykatów niezbędnych do produkcji, na rzecz pozyskiwania ich od innych producentów. Pod koniec lat 90-tych, termin outsourcing zaczął być stosowany ogólnie do opisu strategii powierzania operacji wspierających główną działalność przedsiębiorstwa podmiotom zewnętrznym, specjalizującym się w zarządzaniu nimi. Gwałtowny wzrost zainteresowania outsourcingiem notuje się na rok 2004, kiedy to Polska została członkiem Unii Europejskiej, otworzyły się rynki zachodnie i zaczęto wskazywać na poważną rolę w gospodarce zjawiska przenoszenia działalności przedsiębiorstw za granicę i publicznie analizować wpływ stosowania tej strategii w krajach rozwiniętych na wzrost bezrobocia i stagnację gospodarczą.

Obecnie outsourcing środowiskowy traktowany jest jako nowoczesna strategia zarządzania, polegająca na oddaniu innemu przedsiębiorstwu zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością przedsiębiorstwa, dzięki czemu może ona skupić swoje zasoby i środki finansowe na tych obszarach, które stanowią podstawę jej działań i w których osiąga przewagę konkurencyjną, w myśl zasady: „Ty zajmij się zarabianiem pieniędzy, a my zajmiemy się resztą”.

10 najważniejszych powodów outsourcingu ochrony środowiska

1. Niższe koszty operacyjne i koszty pracy to jedne z głównych powodów, dla których firmy decydują się na outsourcing środowiskowy w naszej firmie. Prawidłowo wykonana usługa zewnętrzna ma decydujący wpływ na rozpoznawanie przychodów spółki i może przynieść znaczne oszczędności.
2. Firmy decydują się na outsourcing lub offshore, ponieważ chcą zająć się główną działalnością biznesową spółki (koncentrują się na zagadnieniach przynoszących przychody, a nie straty). W ten sposób delegują przyziemne i czasochłonne procesy na firmy zewnętrzne.
3. Outsourcing środowiskowy i offshoring umożliwiają firmom korzystanie z globalnej bazy firm outsourcingowych posiadających „know-how” i potężny zasób specjalistów w wąskiej dziedzinie.
4. Korzystanie z outsourcingu uwalnia zasoby wewnętrzne, które można efektywnie wykorzystać do głównej działalności firmy lub innych ważnych zasobów.
5. Brak wykwalifikowanej kadry uniemożliwia prowadzenie własnych działów ochrony środowiska, prez co firmy wiele razy utknęły w martwym punkcie.  Outsourcing pozwala uzyskać dostęp do zasobów niedostępnych wewnętrznie.
6. Outsourcing często podejmuje się w celu zaoszczędzenia kosztów i zapewnienia buforowego funduszu kapitałowego dla firm, które można by wykorzystać w sposób, który najlepiej przynosi zyski firmie.
7. Przekazując obowiązki firmom zewnętrznym, przedsiębiorcy mogą uniknąć trudnych do zarządzania i kontrolowania funkcji, jednocześnie realizując plany biznesowe swoich spółek.
8. Outsourcing pomaga firmom ograniczyć ryzyko związane z niewiedzą lub brakiem wykwalifikowanej kadry.
9. Outsourcing środowiskowy umożliwia także firmom wykorzystanie korzyści wynikających z przeprojektowania, zmiany i uaktualnienia projektu zgodnie z wymaganiami klienta.
10. Niektóre firmy zlecają również outsourcing, aby pomóc firmom zewnętrznym rozwinąć się i uzyskać dostęp do nowych obszarów rynku, zbliżając punkt produkcji lub świadczenia usług do swoich użytkowników końcowych.

Outsourcing środowiskowy – cechy

Przedmiot outsourcingu

Obszarami działania przedsiębiorstw, w których strategia outsourcingu ochrony środowiska stosowana jest najczęściej, są: stała obsługa, kontrole WIOŚ oraz opłaty i sprawozdania. W ramach tych obszarów zadaniami najczęściej przekazywanymi na zewnątrz są:

1. Prowadzenie bieżącej ewidencji odpadów oraz generowanie kart przekazania odpadów na podstawie otrzymanych danych.
2. Przygotowanie rocznych sprawozdań z zakresu ustawy o odpadach, zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym oraz z zakresu gospodarki opakowaniowej.
3. Raporty KOBiZE, PRTR.
4. Informowanie o istotnych zmianach w prawie środowiskowym mających kluczowe znaczenie dla prowadzonej działalności.
5. Opiniowanie umów z kontrahentami w świetle przepisów ochrony środowiska.
6. Prowadzenie okresowych dokumentów ewidencyjnych, miejsc magazynowania odpadów oraz stanu infrastruktury technicznej.
7. Udział w kontrolach, które przeprowadzane będą przez Inspekcję Ochrony Środowiska oraz przygotowanie dokumentacji i wyjaśnień żądanych przez organy kontroli.
8. Usuwanie wszelkich niezgodności wynikających z prawa ochrony środowiska, również tych, wykazanych podczas kontroli Inspektoratu Ochrony Środowiska. Są to przede wszystkim:
   • Uzyskiwanie pozwoleń, w tym dokonywanie rejestracji.
   • Dokonywanie zgłoszeń.
   • Opracowywanie zaległej dokumentacji.
   • Wprowadzanie i uzupełnianie brakujących ewidencji.
9. Nadzór nad podmiotami odbierającymi odpady z siedziby Zleceniodawcy i podmiotami dokonującymi recyklingu.

Usługi zewnętrzne a bezpieczeństwo Twojej firmy

Można spotkać się z opinią, że korzystanie z zewnętrznych firm outsourcingowych w zakresie ochrony środowiska, może być ryzykowne – niezbędne jest przecież udostępnienie firmie zewnętrznej własnej bazy danych, listy klientów czy kontrahentów, które stanowią tajemnice przedsiębiorstwa. Rzeczywiście jest to prawda, dlatego też przed zdecydowaniem się na konkretną firmę outsourcingową, należy dokładnie sprawdzić, czy rzeczywiście oferują oni najwyższą jakość usług i jakie są opinie poprzednich partnerów. Nasz firma oferuje swoim klientom pełen pakiet bezpieczeństwa usług outsourcingowych:

1. Posiadamy wdrożony system jakości ISO 27001 w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji ochrony środowiska, co oznacza że nasz system informatyczny jest bezpieczny. Powierzone nam dane środowiskowe nie ulegną zniszczeniu lub zaginięciu. Personel osobowy odbył przeszkolenie w zakresie bezpieczeństwa IT, każdy posiada indywidualne konto w systemie. Posiadamy odpowiedniej klasy niszczarki dokumentów.
2. W naszej firmie posiadamy dedykowany dział RODO oraz wyznaczonego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, który dba o bezpieczeństwo danych osobowych naszych klientów, kontrahentów oraz pracowników. Wszystkie umowy z naszą firmą zawierają tzw. umowy powierzenia danych, klauzule informacyjne oraz inne zapisy mające zapewnić bezpieczeństwo usług outsourcingowych.
3. Chronimy przed osobami trzecimi tajemnice służbowe i zawodowe zleceniodawcy, z którymi zapoznamy się w trakcie wykonywania swoich obowiązków oraz zawsze zobowiązujemy się do zachowania w poufności wszelkich wiadomości związanych z realizacją niniejszej umowy, których ujawnienia mogłoby narazić Zleceniodawcę na szkodę lub spowodować uszczuplenie jego wizerunku.
4. Posiadamy również Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych na wypadek realizacji zadań ochrony środowiska mających znaczenia dla bezpieczeństwa Państwa, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych o klauzuli poufne lub tajne. Nasz personel posiada odpowiednie poświadczenia bezpieczeństwa osobowego, który odbył szkolenie podstawowe z ochrony informacji niejawnych.

Zawartość umowy outsourcingowej

W kwestii umowy ochrony środowiska, naszym klientom proponujemy trzy możliwe rozwiązania – do wyboru jest model pełny, selektywny lub jednorazowy. Ten pierwszy dotyczy kompleksowej tzw. stałej obsługi całego działu firmy, drugi natomiast pozwala określić obszary środowiskowe, które zostaną nam przekazane do obsługi np. tylko naliczanie opłat i składanie sprawozdań do Urzędu Marszałkowskiego. Natomiast trzeci model umowy dotyczy wykonania określonej pracy jednorazowej np. uzyskanie decyzji środowiskowej.
Tak więc w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo doskonale funkcjonuje, niosąc za sobą znaczący wzrost obowiązków, warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług firmy zewnętrznej. Takie rozwiązanie, odpowiednio przemyślane i przygotowane, z pewnością może przynieść firmie duże korzyści nie tylko finansowe, ale przede wszystkim dostęp do specjalistów w branży ochrony środowiska.

Jak wdrożyć outsourcing środowiskowy ?

Proces wdrażania outsourcingu w przedsiębiorstwie można podzielić na dwanaście podstawowych etapów:

1. Sprecyzowanie własnych oczekiwań i wymagań prawnych w zakresie ochrony środowiska.
2. Zaplanowanie procesu wdrożenia na podstawie własnych oczekiwań, wymagań prawnych oraz przeprowadzonego audytu wewnętrznego.
3. Określenie potencjalnych firm outsourcingowych, stopnia ich zainteresowania w zakresie obsługi i nawiązanie kontaktów.
4. Rozmowy z kierownictwem firm outsourcingowych i głównymi zainteresowanymi stronami.
5. Rozmowy z właściwym personelem odpowiedzialnym za ochronę środowiska, innymi pracownikami oraz osobami spoza przedsiębiorstwa.
6. Wstępna selekcja dostawców i przekazanie im informacji i warunków.
7. Ocena odpowiedzi dostawców w zakresie bezpieczeństwa IT oraz RODO usługi outsourcingowej, doświadczenia personelu, ocena dokumentów referencyjnych, weryfikacja doświadczenia. W razie konieczności przeprowadzenie audytu trzeciej strony.
8. Uzyskanie aprobaty kierownictwa wyższego szczebla w koniecznych sprawach.
9. Wyznaczenie i szkolenie zespołu ds. zarządzania usługą outsourcingu ochrony środowiska.
10. Negocjowanie umowy, określenie zadań i uzgodnienie charakterystyki świadczonej usługi.
11. Wyznaczenie okresu przejściowego, określonego przez wcześniejsze etapy procesu.
12. Zarządzanie outsourcingiem w sposób uzgodniony z firmą zewnętrzną w fazie negocjacyjnej.

Wady outsourcingu

Zastosowanie outsourcingu ochrony środowiska jest procesem niestety trudnym i skomplikowanym. Wiele wymagań zostaje źle oszacowanych w procesie wdrożenie usługi outsourcingowej, dlatego ponad 50% umów outsourcingowych często podlega renegocjowaniu, z czego 20% w trakcie pierwszych 12 miesięcy obowiązywania. Najczęściej spotykanymi problemami wiążącymi się z zastosowaniem outsourcingu środowiskowego są:

• nieuzyskanie spodziewanych obniżek kosztów;
• ogólne pogorszenie jakości realizacji stałej obsługi ochrony środowiska dotychczas wykonywanej samodzielnie;
• niepowodzenia w wypracowaniu relacji prawdziwej współpracy z firmą zewnętrzną tzw. brak „chemii”;
• spory między klientem a firmą zewnętrzną w zakresie jakości usługi lub wysokości wynagrodzenia;
• niewykorzystanie szans z uzyskania większej operacyjnej elastyczności przy zaspokojeniu potrzeb klientów.

Inne niebezpieczeństwa wynikające ze stosowania outsourcingu środowiskowego, to:

• wystąpienie możliwości niebezpiecznego uzależnienia się od firmy zewnętrznej;
• niemożność zachowania wysokiej jakości usługi przy dużym udziale obcych komponentów;
• zatarcie obrazu firmy wśród własnych klientów;
• możliwość poniesienia strat wynikających z niesolidności kooperantów;
• utrata poufności lub tajemnicy firmy;
• negatywna atmosfera w pracy związana z redukcją personelu;
• ryzyko wzrostu kosztów.

Jako najczęstsze błędy popełniane przez kadrę kierowniczą przedsiębiorstw stosujących lub wdrażających outsourcing, mające wpływ na wystąpienie wskazanych problemów, wymieniane są:

• niewłaściwy dobór kryteriów wyboru firmy outsourcingowej, kierowanie się wyłącznie kryterium cenowym;
• słabe relacje nabywca-dostawca podczas życia umowy;
• nie stosowanie charakterystyki świadczonych usług tzw. SLA (Service Level Agreement);
• nadmierna koncentracja na technologii i finansach, pomijanie aspektu personalnego;
• zbyt pośpiesznie przygotowywana umowa outsourcingowa.