Jedynym prawidłowym i skutecznym sposobem zawiadomienia Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o wyznaczeniu inspektora ochrony danych lub jego zastępcy jest zawiadomienie w postaci elektronicznej. Jednocześnie musi ono zostać przesłane na właściwym formularzu.

Zawiadomienie o wyznaczeniu IOD tylko w postaci elektronicznej

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wciąż wpływają liczne pytania dotyczące tego, czy administrator skutecznie powiadomił Prezesa UODO o wyznaczeniu inspektora ochrony danych (IOD) lub jego zastępcy. W związku z tym raz jeszcze warto przypomnieć, że jedynym prawidłowym i skutecznym sposobem zawiadomienia Prezesa UODO o wyznaczeniu inspektora ochrony danych jest zawiadomienie w postaci elektronicznej – zgodnie z art. 10 ust. 6 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, a także z art. 46 ust. 9 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (zwaną dalej ustawą DODO).

§ Podstawa prawna

Art.10. [Zawiadomienie Prezesa Urzędu o wyznaczeniu inspektora ochrony danych]

Podmiot, który wyznaczył inspektora, zawiadamia Prezesa Urzędu o jego wyznaczeniu w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia; wskazując imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora.
Zawiadomienie może zostać dokonane przez pełnomocnika podmiotu, o którym mowa w ust. 1. Do zawiadomienia dołącza się pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej.
W zawiadomieniu oprócz danych, o których mowa w ust. 1, wskazuje się:
1. imię i nazwisko oraz adres zamieszkania, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna;
2. firmę przedsiębiorcy oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą;
3. pełną nazwę oraz adres siedziby; w przypadku gdy administratorem lub podmiotem przetwarzającym jest podmiot inny niż wskazany w pkt 1 i 2;
4. numer identyfikacyjny REGON, jeżeli został nadany administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu.
Podmiot, który wyznaczył inspektora, zawiadamia Prezesa Urzędu o każdej zmianie danych, o których mowa w ust. 1 i 3, oraz o odwołaniu inspektora, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia zmiany lub odwołania.
W przypadku wyznaczenia jednego inspektora przez organy lub podmioty publiczne albo przez grupę przedsiębiorców; każdy z tych podmiotów dokonuje zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1 i 4.
Zawiadomienia, o których mowa w ust. 1 i 4, sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

§ Podstawa prawna

Art. 46. [Inspektor ochrony danych]

[…]

Administrator zawiadamia Prezesa Urzędu o wyznaczeniu inspektora ochrony danych w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia, wskazując imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej lub numer telefonu inspektora ochrony danych. Zawiadomienie sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym. Zawiadomienie może zostać dokonane przez pełnomocnika. Do zawiadomienia dołącza się pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej.

Zawiadomienie o wyznaczeniu IOD lub jego zastępcy

W analogiczny sposób należy także przesyłać zawiadomienia dotyczące zastępcy inspektora ochrony danych (art. 11a ust. 3 ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz art. 46 ust. 6 ustawy DODO).

§ Podstawa prawna

Art. 11a. [Wyznaczenie zastępcy inspektora ochrony danych]

Podmiot, który wyznaczył inspektora, może wyznaczyć osobę zastępującą inspektora w czasie jego nieobecności, z uwzględnieniem kryteriów, o których mowa w art. 37 ust. 5 i 6 rozporządzenia 2016/679.
W związku z wykonywaniem obowiązków inspektora w czasie jego nieobecności do osoby go zastępującej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące inspektora.
Podmiot, który wyznaczył osobę zastępującą inspektora, zawiadamia Prezesa Urzędu ojej wyznaczeniu w trybie określonym w art. 10 oraz udostępnia jej dane zgodnie z art. 11.

§ Podstawa prawna

Art. 46. [Inspektor ochrony danych]

[…]

6. Podmiot, który wyznaczył osobę zastępującą inspektora, zawiadamia Prezesa Urzędu o jego wyznaczeniu w trybie określonym w ust. 10 oraz udostępnia jego dane zgodnie z ust. 11.

[…]

10. Administrator zawiadamia Prezesa Urzędu o każdej zmianie danych, o których mowa w ust. 9, oraz o odwołaniu inspektora ochrony danych, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia zmiany lub odwołania.

11. Administrator udostępnia dane inspektora ochrony danych, o których mowa w ust. 9, niezwłocznie po jego wyznaczeniu, na swojej stronie internetowej, a jeżeli nie prowadzi własnej strony internetowej, w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia działalności.

Formularze zawiadomień IOD

Przesłanie zawiadomienia w innej postaci, nie jest traktowane jako wywiązanie się z obowiązku określonego w powołanych ustawach (co zostało wskazane m.in. w osobnym komunikacie zamieszczonym na stronie internetowej UODO). Ważne jest również, by skorzystać z właściwego formularza elektronicznego, tj. dotyczącego IOD bądź zastępcy IOD, jak również odpowiedniego do podstawy powołania IOD. Administratorzy wyznaczający IOD na podstawie art. 37 ust. 1 RODO (częściowo doprecyzowanego w art. 9 ustawy o ochronie danych osobowych) powinni skorzystać z formularzy oznaczonych jako RODO, natomiast administratorzy wyznaczający IOD na podstawie ustawy DODO powinni skorzystać z formularzy DODO.

Wymagane informacje

Podkreślić też należy, że niektórzy administratorzy są zobowiązani do wyznaczenia IOD zarówno na podstawie RODO, jak i ustawy DODO (np. Policja), a wówczas muszą oni przesłać osobne zawiadomienia, korzystając przy tym z właściwych formularzy. Ponadto wypełniony formularz musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP osoby uprawnionej do reprezentowania administratora. W zawiadomieniu należy podać wszystkie wymagane przepisami prawa informacje. Do zawiadomienia składanego przez pełnomocnika należy załączyć pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej oraz opłatę skarbową od pełnomocnictwa (chyba że przepisy zwalniają od jej uiszczenia). Najważniejsze informacje nt. zawiadomień Prezesa UODO związanych z IOD znajdują się w zakładce „Inspektor ochrony danych” na stronie UODO.

Szukasz Inspektora Ochrony Danych dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami. Tel. 68 411 40 46 lub 68 411 40 47.