Pozytywne skutki wprowadzenia tarczy chroniącej nasze dane w postaci europejskich zasad ochrony danych odczuwamy już 6 lat. Pomimo dość długiego czasu, który minął od implementacji rozporządzenia RODO, w społeczeństwie nadal pojawia się duża liczba wątpliwości związanych z przetwarzaniem danych przez firmy prywatne czy jednostki o charakterze publicznym. Przykładem sporu, który od pewnego czasu znajduje się „na językach” jest wymuszona przez niektóre szkoły konieczność podawania danych dotyczących zdrowia przy okazji usprawiedliwienia nieobecności dzieci.

Zakaz przetwarzania danych o zdrowiu dzieci w szkołach?

Wspomniany wyżej konflikt da się w szczególności zauważyć na zebraniach z rodzicami czy w toczących się konfrontacjach na internetowych forach i grupach. Zaznaczyć warto, iż „gra jest warta świeczki”, ponieważ „toporem wojennym” w tym przypadku są dane osobowe o wyjątkowym charakterze (dotyczące zdrowia dzieci) – za niezgodne z prawem przetwarzanie tego typu danych administratora może czekać kara finansowa przewyższająca 20.000.000 euro.

Wielu rodziców zadaje władzom szkół pytania dotyczące tego, w którym miejscu obowiązujący system prawny wskazuje na wymóg wpisywania w usprawiedliwieniu informacji o zdrowiu naszej pociechy. Szkoły uzasadniając potrzebę zbierania danych szczególnej kategorii w związku ze zwolnieniami często powołują się na wytworzone przez siebie regulacje – w szczególności na statuty. Statut szkoły w rzeczy samej jest miejscem gdzie należy uregulować zasady dotyczące zwolnień na co jasno wskazuje art. 99, 2) ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe. Należy jednak pamiętać, że poza miejscem zamieszczenia regulacji, zgodna z prawem musi być także jej treść. Faktem jest, iż prawo oświatowe nie wymienia konkretnych informacji, jakie na rzeczonym usprawiedliwieniu miałby się znaleźć, ale ustawa nie daje tym samym szkole nieograniczonej dowolności wskazywania wymaganych danych, natomiast od przykładów statutów jasno wskazując na potrzebę uzasadnienia nieobecności aż roi się na stronach internetowych szkół. Oto niektóre z nich:

„Rodzic/opiekun prawny ucznia oraz uczeń pełnoletni mogą dokonać usprawiedliwienia w sposób pisemny (…). Usprawiedliwienie zawiera dokładną datę oraz rzetelnie opisaną przyczynę nieobecności…”

czy

„Usprawiedliwienie nieobecności powinno zawierać wskazanie rzeczywistych, wiarygodnych i możliwych do zweryfikowania okoliczności, które faktycznie uniemożliwiły uczestnictwo w zajęciach szkolnych, na przykład: choroba, wypadek nieprzewidziane sytuacje losowe, trudna sytuacja rodzinna…”

Usprawiedliwienia nieobecności, a RODO

Przy dalszych rozważaniach, należy mieć na uwadze, iż RODO zalicza przetwarzanie danych dzieci do procesów, które podlegają wzmożonej ochronie. Wynika ona między innymi z motywu 38 do RODO. Uzasadnieniem dodatkowej protekcji jest brak odpowiedniej świadomości nieletnich w kontekście: potencjalnego ryzyka, konsekwencji wynikających z przetwarzania danych czy przysługujących im praw.

Wprowadzając wewnętrzne zapisy regulujące zasady usprawiedliwienia nieobecności w szkole powinny mieć na uwadze najważniejsze zasady przetwarzania danych, takie jak w szczególności:

zasadę minimalizacji danych – polecającą na zbieraniu wyłącznie tych danych, które będą nam niezbędne do osiągnięcia założonego celu oraz
zasadę rzetelności przetwarzania – rozumianą także jako obowiązek zachowywania przez administratora szczególnej staranności, tak aby przy przetwarzaniu danych zagwarantować proporcjonalność poprzez analizę interesów Administratora i osoby fizycznej (w tym przypadku dziecka) w kontekście ingerencji w jej prywatność.

Dane zdrowotne jako dane nadmierne

Mając powyższe na uwadze, nie sposób znaleźć uzasadnienia dla zbierania danych szczególnej kategorii w związku z usprawiedliwianiem nieobecności dziecka. Jest to zarówno dana nadmierna w rozumieniu celu, który administrator chciałby osiągnąć, jak i interesu szkoły nieprzeważającego nad prawem do prywatności ucznia w perspektywie szczególnej ochrony gwarantowanej przez RODO. Podobne stanowisko (Nr 12/2022 (45)) w sprawie wydał Prezes Urzędu Ochrony Osobowych wskazując na brak możliwości wymagania od rodziców konkretnego uzasadnienia w usprawiedliwieniach. Szkoły tworząc swoją dokumentację oraz przetwarzając dane uczniów powinny pamiętać, że problemy związane z ochroną danych są często kwestiami bardzo złożonymi i powinny być one konsultowane z profesjonalistami zajmującymi się ochroną danych osobowych – swoimi Inspektorami Ochrony Danych.

Pamiętaj! Problemy związane z przetwarzaniem nadmiernej ilości danych osobowych dotyczą praktycznie każdej osoby prowadzącej swój biznes.

Objawiają się one w prowadzeniu: kadr, przetargów, zatrudnianiu pracowników czy też zbieraniu informacji na stronach Internetowych.

Zabezpiecz się przed gigantycznymi karami czekającymi na administratorów nie stosujących się do RODO i już dzisiaj skontaktuj się ze specjalistą z zakresu ochrony danych osobowych.

Szukasz Inspektora Ochrony Danych dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami. Tel. 68 411 40 46 lub 68 411 40 47.