Rola IOD jako punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, jest mocno powiązana z obowiązkami administratora i podmiotu przetwarzającego i ma przyczyniać się do skuteczniejszego ich wykonywania. Dlatego administrator, pamiętając, że zapewnienie właściwej i terminowej realizacji praw osób, których dane dotyczą, to jego obowiązek, powinien zapewnić IOD warunki umożliwiające mu prawidłową realizację zadania, jakim jest pełnienie funkcji punktu kontaktowego.

Rola Inspektora ochrony danych osobowych

Rolą IOD jest bowiem z jednej strony ułatwienie osobom, których dane dotyczą, kontaktów z administratorem, z drugiej zaś budowanie świadomości administratora i podmiotu przetwarzającego w zakresie praw tych osób, a następnie monitorowanie skuteczności przyjętych w tym zakresie procedur i rozwiązań, a gdy to konieczne – proponowanie ich modyfikacji. Zgodnie z art. 38 ust. 4 RODO, osoby, których dane dotyczą, mogą kontaktować się z inspektorem ochrony danych we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy niniejszego rozporządzenia. Stosowanie tego przepisu niektórym podmiotom, zwłaszcza dużym, przysparza pewnych problemów co do konkretnych czynności, jakie powinien podejmować IOD. Ustalając te kwestie, nie wolno abstrahować od obowiązków administratora i związanej z nimi odpowiedzialności.

RODO w art. 12 i nast. zobowiązuje administratorów nie tylko do rzetelnego i terminowego realizowania uprawnień osób fizycznych (prawa do informacji i dostępu do danych osobowych, prawa do sprostowania i usuwania danych, prawa do ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, prawa do sprzeciwu oraz niepodlegania decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu), ale także do ułatwiania osobom uprawnionym dochodzenia przysługujących im praw. Wskazuje na to również motyw 59 preambuły.

punkt kontaktowy IOD

Realizacja obowiązków IOD

Z tej perspektywy należące do IOD zadanie punktu kontaktowego, dla osób, których dane dotyczą, określone w art. 38 ust. 4 RODO, można postrzegać jako jeden z elementów szerszego mechanizmu, za efektywne działanie którego odpowiedzialny jest administrator. Powinien brać on przy tym pod uwagę m.in. to, że w wielu sektorach skala pytań, wniosków czy żądań podmiotów danych związana z realizacją ich, wynikających z RODO, praw może być bardzo duża. Stąd istotne jest, by IOD miał zapewnione odpowiednie warunki, umożliwiające mu skuteczne wykonanie takich obowiązków. Jak wskazuje Grupa Robocza Art. 29 w „Wytycznych dotyczących inspektorów ochrony danych”, w określonych przypadkach rozwiązania te powinny przewidywać wsparcie inspektora pracą powołanego w celu realizacji tego zadania zespołu.

IOD natomiast powinien się raczej koncentrować na ocenie, czy mechanizm ten działa efektywnie, a jeśli nie – powinien to sygnalizować administratorowi i pomagać przyjąć rozwiązania sprzyjające jego poprawie i polepszeniu efektywności.

Szukasz Inspektora Ochrony Danych dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami. Tel. 68 411 40 00