Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, pracodawca nie jest uprawniony do pozyskiwania od podmiotu leczniczego informacji o skorzystaniu przez jego pracownika z konkretnej usługi medycznej. Ma jedynie prawo do otrzymania wydawanego przez lekarza orzecznika zaświadczenia o braku przeciwwskazań lub o istnieniu przeciwwskazań zdrowotnych danego pracownika do pracy na określonym stanowisku.

Zasad tych należy przestrzegać także wówczas, gdy pracodawca zawarł z placówką medyczną umowę na świadczenie usług dla jego pracowników i pokrywa ich koszty. Do zajęcia takiego stanowiska skłania zarówno analiza przepisów RODO, jak i krajowych przepisów szczególnych. Informacje opisujące rodzaj usługi medycznej, z jakiej skorzystał pacjent, należy uznać za dane o stanie zdrowia, które zgodnie z RODO należą do szczególnych kategorii danych osobowych. Można je zatem przetwarzać po spełnieniu ściśle określonych warunków.

badania lekarskie RODO

Orzeczenie lekarza medycyny pracy

Co istotne, przepisy ustawy z dnia 24 czerwca 1996 r. Kodeks pracy (art. 22¹) ustanawiają zamknięty katalog danych pracownika, które mogą być przetwarzane przez pracodawcę. Oznacza to, że pracodawca nie może przetwarzać danych, które wykraczają poza ten zakres. Wprawdzie pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, lecz przepisy prawa pracy zezwalają tylko na wydanie pracodawcy zaświadczenia o braku przeciwwskazań lub też o przeciwwskazaniach zdrowotnych danego pracownika do pracy na określonym stanowisku.

§ Podstawa prawna

Art. 22¹. Kodeksu pracy

Zakres danych osobowych żądanych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie

§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

imię (imiona) i nazwisko;
datę urodzenia;
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
wykształcenie;
kwalifikacje zawodowe;
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

adres zamieszkania;
numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
wykształcenie, a także przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Badania lekarskie – informacje o stanie zdrowia pracownika

Tym samym niedopuszczalne jest przetwarzanie przez pracodawcę innych informacji na temat pracownika, a w szczególności danych dotyczących jego stanu zdrowia, ponieważ pracodawca nie jest do tego uprawniony. Informacja o wykonanych wobec pracownika usługach medycznych, choćby taka, jak skorzystanie z usługi specjalistycznej, poradni czy usługi rehabilitacyjnej, która trafiałaby do pracodawcy, stanowiłaby przetwarzanie danych osobowych pracownika dotyczących jego zdrowia. Zatem nawet wówczas, gdy pracodawca zawarł z placówką medyczną umowę na świadczenie usług dla jego pracowników i pokrywa ich koszty, to sposób rozliczenia wykonanych świadczeń medycznych związany z wystawieniem przez usługodawcę faktury nie może prowadzić do przetwarzania szczególnych kategorii danych (danych dotyczących zdrowia) w taki sposób, że do konkretnego pracownika będą przypisane badania lekarskie i konsultacje, które zostały mu zlecone przez lekarza. Także imienny wykaz pracowników wraz z adnotacją o skorzystaniu choćby z danej usługi medycznej prowadziłby do obejścia przytoczonych przepisów.

Dodatkowo należy pamiętać, że osoby wykonujące usługi medyczne mają obowiązek zachowania tajemnicy lekarskiej (mowa o niej w art. 40 ustawy z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodzie lekarza, a także lekarza dentysty). Przekazując informacje o pacjentach osobom trzecim, narażałyby się zatem na zarzut jej naruszenia.