Kiedy pracodawca ma prawo pozyskać adres zameldowania, zamieszkania oraz do korespondencji od zatrudnianego pracownika?
Ponieważ w obowiązujących przepisach nie ma formy pośredniej między kandydatem do pracy a pracownikiem, tj. kandydata na pracownika, co do którego została podjęta decyzja o zatrudnieniu, powstały wątpliwości, na jakim etapie rekrutacji możliwe jest pozyskiwanie adresu zamieszkania, zameldowania i korespondencji takiej osoby. O ich rozstrzygnięcie zwrócono się do Prezesa UODO.
Rekrutacja w zgodzie z RODO
Zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy, pracodawca prowadząc rekrutację, żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Natomiast zgodnie z art. 221 § 3 Kodeksu pracy, pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
- adres zamieszkania;
- PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- wykształcenie, a także przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Badania lekarskie, a adres zamieszkania
Jednocześnie Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do kierowania pracowników na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie. Artykuł 229 § 1 pkt 1 wskazuje, że wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracy. Badania lekarskie
przeprowadza się zaś na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę (art. 229 § 4a Kodeksu pracy). Wzór skierowania na badania profilaktyczne, okresowe i kontrolne został określony w załączniku nr 3a do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, który przewiduje przetwarzanie adresu zamieszkania podejmującego pracę lub zatrudnionego pracownika.
Zatem przyjąć należy, że dopuszczalne jest pozyskiwanie adresu zamieszkania od osoby, która ma zostać zatrudniona, gdyż jest to niezbędne do wypełnienia ciążącego na pracodawcy (zgodnie z art. 229 § 1 pkt 1) obowiązku skierowania takiej osoby na wstępne badania lekarskie.
Co z adresem zameldowania i do korespondencji?
Na tym tle organowi nadzoru została zasygnalizowana inna wątpliwość, dotycząca tego, czy na etapie zatrudniania pracownika pracodawca może żądać od niego podania adresu zameldowania i adresu do korespondencji, które są potrzebne w związku z realizacją obowiązku zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia. Pod wątpliwość został przedłożony art. 36 ust. 10 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, który stanowi, że zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawiera m.in. takie dane, jak: adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania.
Wyjaśniając tę kwestię, Prezes UODO wskazał, że zgodnie z art. 221 § 4 Kodeksu pracy, pracodawca żąda podania danych osobowych innych niż określone w § 1 (dane wymagane od kandydata) i § 3 (dane wymagane od pracownika), gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Jak wskazuje art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca dokonuje zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, tj. od dnia nawiązania stosunku pracy.
Etapy rekrutacji i pozyskiwane dane
Powyższe oznacza, że w procesie zatrudnienia możemy mówić o dwóch etapach – w pierwszym podmiotem danych jest kandydat do pracy, który dopiero może zostać pracownikiem, w drugim jest nim już osoba, z którą zawarto umowę o pracę. Zakres danych zbieranych przez pracodawcę na każdym z etapów określają przepisy odpowiednio art. 221 § 1 i § 3 Kodeksu pracy. O wyjątku wymienionym w art. 221 § 4 Kodeksu pracy możemy mówić, kiedy niezbędne jest rozszerzenie wskazanego zakresu danych ze względu na uprawnienie lub obowiązek wynikający z przepisów prawa.
Zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia społecznego ZUS
Formularz ZUS ZUA przewiduje podanie szeregu danych wykraczających poza te wymienione w art. 221 § 1 i § 3 Kodeksu pracy, jak np. adres zameldowania, adres zamieszkania i adres do korespondencji. Artykuł 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie uniemożliwia podjęcia lub dopuszczenia do pracy przed zgłoszeniem pracownika do ZUS, jak to jest w przypadku badań lekarskich. Należy więc przyjąć, że względem danych zbieranych w celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia społecznego, ich zakres może być rozszerzony po zawarciu z kandydatem umowy o pracę, ponieważ ze względu na termin zgłoszenia wynoszący 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy, nie można tutaj mówić o niezbędności do zrealizowania obowiązku na etapie przeprowadzania rekrutacji.
Prawo do pozyskania adresów zatrudnianego
Reasumując powyższe i odpowiadając na zgłaszane wątpliwości, pracodawca ma prawo pozyskać adres zamieszkania od osoby, co do której została podjęta decyzja o zatrudnieniu, gdyż jest to niezbędne do skierowania jej na obowiązkowe, wstępne badania lekarskie. Natomiast pracodawca ma prawo do przetwarzania adresu zameldowania oraz adresu do korespondencji, które są niezbędne do wypełnienia formularza ZUS ZUA, dopiero po zawarciu stosunku pracy.
BHPEX oferuje profesjonalne usługi w zakresie ochrony danych osobowych.
Zapraszamy do kontaktu. Tel. 68 411 40 00.
Komentarze (0)