spis treści
zamknij
BHPEX Logo

Blog bezpieczeństwa w pracy

Dane osobowe pracownika – poradnik dla pracodawcy

19 sierpnia 2016 1

W trakcie procesu rekrutacji i zatrudniania pracodawca gromadzi obszerne zasoby danych osobowych. Dotyczą one pracowników, kandydatów do pracy i osób, które już zakończyły współpracę z danym pracodawcą. W czasie obowiązywania umowy o pracę dane osobowe pracownika są wielokrotnie uzupełniane i zmieniane, w zależności od potrzeby w konkretnej sytuacji. Pracodawca musi jednak uważać, aby przy przetwarzaniu danych nie przekroczyć granic zakreślonych przez Kodeks pracy i ustawę o ochronie danych osobowych.

Dane osobowe pracownika – ostrożnie z pytaniami na początku zatrudnienia

Osoba aplikująca na wolne stanowisko składa zazwyczaj komplet dokumentów, w których znajduje się szereg informacji o kandydacie. Czasami są one zupełnie niepowiązane z profilem działalności firmy i rodzajem pracy oferowanej kandydatowi. Informacje o zainteresowaniach, osiągnięciach pozazawodowych, czy działalności społecznej, choć mogą być pomocne w wyrobieniu opinii o kandydacie, w zasadzie nie mogą być wykorzystywane przez pracodawcę w procesie rekrutacji. Prawo pracy ściśle reglamentuje zakres danych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę, a w późniejszym okresie, od już zatrudnionej.

Zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo zażądać od kandydata do pracy danych obejmujących:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • datę urodzenia i miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dane osobowe pracownika – katalog danych

Katalog danych, które pracodawca może uzyskać w toku rekrutacji, precyzuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.). Pozwala ono na odebranie od kandydata wypełnionego kwestionariusza osobowego, a ponadto na m. in.:

  • świadectw pracy z poprzednich zakładów;
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe;
  • orzeczenia lekarskiego, stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. wymaganego przez taki przepis zaświadczenia o niekaralności).

Jeżeli aplikujący na wolne stanowisko przebrnie pomyślnie etap naboru i zostanie zatrudniony, pracodawca, oprócz wskazanych już danych, może uzyskać od niego dodatkowo inne informacje. Będą to dane dotyczące imion i nazwisk oraz dat urodzenia jego dzieci. Pracownik jest też zobowiązany podać pracodawcy swój numer PESEL. Jak więc widać, pracodawca nie ma zbyt szerokiego zakresu swobody, jeżeli chodzi o „dopytywanie się” pracownika, czy kandydata do pracy o sprawy, związane z jego osobą.

Bezprawne gromadzenie danych osobowych zagrożone jest karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności maksymalnie do 3 lat.

Zgoda pracownika na przetwarzanie danych nie zawsze wystarczy

Kwestie związane z gromadzeniem i ochroną danych osobowych w pierwszym rzędzie reguluje ustawa o ochronie danych osobowych. Co do zasady wymaga ona zgody zainteresowanego na zbieranie informacji, jakimi są dane osobowe pracownika. Wyjątki od konieczności uzyskania zgody przez administratora danych (którym w odniesieniu do kandydatów do pracy i pracowników jest pracodawca), zawarte są w art. 23 wspomnianej ustawy. Przytoczony przepis stanowi m. in, że przetwarzanie danych (w tym ich gromadzenie) dopuszczalne jest wówczas, gdy jest to niezbędne do realizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku, wynikającego z przepisu prawa.

Kiedy zgoda na przetwarzanie danych pracownika nie jest konieczna?

Jeżeli administrator danych zamierza uzyskać lub przetwarzać dane osobowe we wskazanych powyżej celach, nie potrzebuje do tego zgody osoby, której te dane dotyczą. Przykładowo: pracodawca, który posiada w swoich zasobach informacje o dzieciach pracownika, ich wieku i datach urodzenia, nie potrzebuje zgody na ich posiadanie i przetwarzanie od pracownika – rodzica. Brak zgody pracownika wynika z faktu, że gromadzone dane są pracodawcy niezbędne do realizacji uprawnień pracowniczych z tytułu rodzicielstwa. Ponadto, na ich uzyskanie pozwala mu art. 221 K.p. Co jednak zrobić z danymi, które w żaden sposób nie mieszczą się w zakresie wyznaczonym przez przepisy prawa pracy? Jak np. z informacjami o działalności społecznej pracownika, czy jego pozazawodowych pasjach? Wiele dokumentów aplikacyjnych, zawierających szereg różnorodnych danych, zawiera na końcu oświadczenie o zgodzie na ich gromadzenie i przetwarzanie. Wbrew pozorom, taka zgoda nie zawsze jednak uchroni pracodawcę od zarzutu gromadzenia danych w sposób niezgodny z wymogami prawa.

Naruszenie przepisów dotyczących przetwarzania danych mimo zgody

Przepisy ustawy o ochronie danych osobowych wymagają, poza nielicznymi przewidzianymi w niej wyjątkami, zgody na uzyskanie i korzystanie z danych osobowych od osoby, której one dotyczą. Może się więc wydawać, że jej wyrażenie definitywnie rozstrzyga o zgodnym z prawem gromadzeniu danych osobowych. Jednak trzeba pamiętać, że w stosunkach pracy, podstawową cechą jest podporządkowanie służbowe pracownika. Dlatego nawet wyrażenie przez niego zgody może okazać się niewystarczające do zaakceptowania faktu gromadzenia przez pracodawcę pozapracowniczych danych.

Wątpliwości mogą dotyczyć okoliczności uzyskiwania tej zgody, z uwagi na to, że zarówno kandydat do zatrudnienia, jak i pracownik, są stronami tradycyjnie słabszymi w stosunkach pracy. Nie można więc całkowicie wykluczyć wystąpienia presji ze strony pracodawcy na udostępnienie przez podległe mu osoby interesujących go danych.

§ Podstawa prawna

Z ww. względów, lepiej odstąpić od nadmiernego i nieuzasadnionego gromadzenia danych osobowych, dotyczących pracowników i kandydatów do pracy (nawet za ich zgodą). Taka praktyka może bowiem narazić pracodawcę na zarzuty naruszenia prawa (patrz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 grudnia 2009 r., sygn. akt. IOSK 249/09).

Komentarze (1)

Dodaj komentarz