Przepisy prawa pracy są podstawą uprawniającą pracodawcę do przechowywania aktu urodzenia dziecka w aktach osobowych pracownika chcącego skorzystać z urlopu rodzicielskiego.

Przechowywanie aktu urodzenia dziecka w aktach osobowych pracownika

Urlop rodzicielski to jedno z określonych przepisami Kodeksu pracy uprawnień przysługujących ojcu i matce dziecka, a także rodzicom adopcyjnym.

Zgodnie z § 2 ust. 2 oraz § 4 ust. 2 rozporządzenia MRPiPS z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków, do wniosku, o którym mowa w art. 1791 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, tj. do wniosku o udzielenie pracownicy lub pracownikowi, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze, dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub zagraniczny akt urodzenia dziecka albo kopie tych dokumentów, albo kopię zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku, określającego przewidywaną datę porodu. Stosownie zaś do § 4 ust. 4 powołanego rozporządzenia, przepisy ust. 1–3 stosuje się odpowiednio do wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego złożonego przez pracownika, który przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka lub przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza.

Dokumentacja pracownicza

Z kolei zakres, sposób i warunki prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Stanowi ono, że akta osobowe pracownika składają się z czterech części i wskazuje, jaki rodzaj oświadczeń i dokumentów znajduje się w każdej z nich.

Zgodnie z § 3 pkt 2 lit. m tego rozporządzenia, w części B akt osobowych pracownika gromadzone są dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego.

Zatem to powołane wyżej przepisy uprawniają pracodawcę do przechowywania w części B akt osobowych pracownika zarówno wniosku o urlop rodzicielski, jak i dołączanego do niego skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagranicznego aktu urodzenia dziecka (dzieci) albo kopii tych dokumentów. Jednocześnie warto przypomnieć o konieczności przestrzegania odpowiednich okresów przechowywania danych.

Czy z dokumentacji pracowniczej należy usuwać dane nadmiarowe?

Czy zasada minimalizacji danych oznacza, że z dokumentacji pracowniczej należy usuwać dane nadmiarowe, które zostały pozyskane jeszcze przed rozpoczęciem stosowania RODO? Czyli, czy konieczne jest zanonimizowanie danych pracowników (w tym także znajdujących się w archiwum zakładowym) pozyskanych wcześniej na podstawie obowiązujących przepisów, skoro teraz już nie ma podstawy prawnej do ich gromadzenia?

Dane osobowe wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika, jeżeli zostały zebrane zgodnie z przepisami obowiązującymi w chwili ich pozyskania.

Czas przechowywania dokumentacji

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej, tj. rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Mają one zastosowanie do dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r. (§ 19). Natomiast do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie ww. rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, odnośnie do zakresu przetwarzanych danych stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, tj. przepisy obowiązujące w dniu pozyskania danych (§ 20 ust. 1). Warto dodać, że od 1 stycznia 2019 r. obowiązują również przepisy ustawy z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, które przewidują skrócenie (w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony) dotychczas obowiązujących terminów przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Kiedy usunięcie danych jest konieczne?

Odnosząc się do realizacji zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO) oraz usuwania danych nadmiarowych znajdujących się w teczkach osobowych pracowników, wskazać należy, że w przypadku podmiotu publicznego, który – zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dalej: ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach), ma obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji – istotne znaczenie odnośnie do dokumentacji pracowniczej będą miały przepisy dotyczące archiwizacji. Oznacza to, że jeżeli dokumentacji pracowniczej zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty te będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas. Art. 5 tej ustawy i przywołane przepisy wykonawcze przewidują, jaka dokumentacja, wytwarzana w organach państwowych i samorządowych, przekazywana jest po określonym czasie do właściwych archiwów państwowych, a jaka może ulec – po spełnieniu określonych w ustawie warunków – brakowaniu (dokumentacja niearchiwalna).

Zatem usuwanie danych z takiej dokumentacji będzie się odbywało dopiero w chwili jej brakowania, ponieważ podmioty te mają obowiązki wynikające z przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Materiały archiwalne

Podkreślenia wymaga, że art. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wskazuje, że materiały archiwalne stanowiące narodowy zasób archiwalny przechowuje się wieczyście. Dokumenty te podlegają ochronie przed uszkodzeniem z uwagi na ich wartość historyczną, co wiąże się z zapewnieniem im odpowiednich warunków gwarantujących ochronę przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (zgodnie z art. 12 i 13 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Należy jednak zaznaczyć że do narodowego zasobu archiwalnego nie zalicza się wszystkich dokumentów wytworzonych przez administrację publiczną, a jedynie taką dokumentację, która jest źródłem informacji o wartości historycznej.

BHPEX oferuje kompleksowe usługi w zakresie ochrony danych osobowych.

Zapraszamy do kontaktu. Tel. 68 411 40 46 lub 68 411 40 47