Weryfikowanie przez pracodawcę uprawnień pracownika do kierowania pojazdami

Gdy do obowiązków pracownika należy prowadzenie służbowego pojazdu, celowe może być okresowe weryfikowanie przez pracodawcę jego uprawnień w tym zakresie. Pracodawca powinien jednak określić częstotliwość takiej kontroli, co powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w obowiązujących u niego regulaminach.

Podmiot zatrudniający pracowników, którzy na potrzeby wykonywania swoich obowiązków korzystają ze służbowych pojazdów, zwrócił się do Prezesa UODO o rozstrzygnięcie wątpliwości, czy obowiązujące przepisy uprawniają go do bieżącej weryfikacji uprawnień pracowników do kierowania pojazdami.

Kodeks pracy i dane osobowe pracownika

W odpowiedzi organ nadzorczy wskazał, że przepisy Kodeksu pracy dają pracodawcy podstawę do dokonywania takiej weryfikacji. Może on bowiem żądać od pracownika podania danych wskazanych zarówno w art. 22¹§ 1 Kodeksu pracy, a więc m.in. wykształcenia i kwalifikacji zawodowych, jak i w art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy.

Artykuł 22¹ § 3 Kodeksu pracy wymienia bowiem informacje, jakich pracodawca żąda od pracownika dodatkowo w stosunku do tych wymienionych w art. 22¹§ 1 Kodeksu pracy. Oznacza to, że od osoby ubiegającej się o zatrudnienie nie można wymagać podania danych wymienionych w art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy, a nie odwrotnie.

Wąskie rozumienie przepisu art. 22¹§ 3 Kodeksu pracy, polegające na uznaniu, że od osoby już zatrudnionej pracodawca nie może wymagać podania danych innych niż wymienione w tym przepisie, prowadziłoby do sytuacji, w której np. po zmianie zakresu obowiązków, która nie wiąże się z przeprowadzeniem nowego naboru, niemożliwa byłaby weryfikacja kwalifikacji lub uprawnień pracownika niezbędnych do wykonywania tych obowiązków.

§ Podstawa prawna

Art. 22¹ Kodeks Pracy

Zakres danych osobowych żądanych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie

§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

imię (imiona) i nazwisko;
datę urodzenia;
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
wykształcenie;
kwalifikacje zawodowe;
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

adres zamieszkania;
numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

§ 4. Pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Kontrola prawa jazdy, a RODO

Zgodnie zaś z art. 22¹ § 5 Kodeksu pracy, udostępnienie pracodawcy informacji, o których mowa w art. 22¹§ 1 i § 3 Kodeksu pracy następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą, jednak pracodawca może żądać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Zatem kiedy wykonywanie obowiązków służbowych wiąże się z prowadzeniem pojazdów, celowa wydaje się weryfikacja uprawnień pracownika w tym zakresie.

Pracodawca powinien jednak dokonać analizy odnoszącej się do częstotliwości dokonywania takiej weryfikacji, co powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w obowiązujących u niego regulaminach. Nie można bowiem zapomnieć, że bez względu na treść art. 22¹ Kodeksu pracy, administrator zobowiązany jest do przestrzegania zasad wymienionych w art. 5 ust. 1 RODO, w tym ograniczenia celu i minimalizacji danych.

Chcesz mieć pewność, że twoja firma spełnia wszystkie wymagania RODO i dodatkowo być zabezpieczony przed wyciekiem danych i cyberprzestępcami?

BHPEX oferuje kompleksowe usługi z zakresu ochrony danych osobowych.

Zapraszamy do kontaktu – tel. 68 411 40 46.