Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej – wymagania

Jak często wypłaca się ekwiwalent za pranie odzieży roboczej oraz ekwiwalent za używanie własnej odzieży? Czy można ustalić, że pracownicy będą otrzymywali go co pół roku? W jakiej wysokości należy ustalić te ekwiwalenty?

Pracodawca ma obowiązek wydania odzieży roboczej

W myśl art. 2376 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie dostarczyć pracownikom środki ochrony indywidualnej. Powinny one zabezpieczać przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy. Powinien również poinformować pracowników o sposobach posługiwania się tymi środkami. Ponadto, zgodnie z art. 2377 § 1 k.p., pracodawca jest obowiązany dostarczać pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp.

Jednocześnie, zgodnie z art. 2379 § 2 i 3 k.p. pracodawca, który zapewnia pracownikom pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Te czynności pracodawca może zlecić pracownikom, pod warunkiem wypłacania im z tego tytułu ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych kosztów.

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

W przypadku, gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika. Warunkiem takiego postępowania jest wypłacenie pracownikowi przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych kosztów.

Należy pamiętać, iż ekwiwalent powinien uwzględniać koszty rzeczywiście poniesione przez pracownika. Powinny to być koszty środków piorących, wody, prądu, a także koszty czasu i pracy własnej pracownika. Pracodawca powinien sprawdzić ich wysokość oraz wiarygodność. W przepisach nie widnieje określony sposób ustalania kwoty ekwiwalentu. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej określają taką stawkę jednorazowo i wypłacają daną kwotę niezmiennie (co miesiąc, kwartał). Kwota ulega zmianie tylko w przypadku wzrostu wydatków takich jak koszty wody, środków czystości.

Ze względu na stały sposób kalkulowania wysokości ekwiwalentu przez pracodawcę, pracownik nie musi ciągle dokumentować ponoszonych wydatków związanych z praniem. Powinien on jednak pamiętać, iż pracodawca może dokonać kontroli sposobu czyszczenia odzieży. Może również sprawdzić czy przeznaczone na ten cel środki są wykorzystywane we właściwy sposób.

Ponadto, pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika kartę ewidencji wypłat ekwiwalentu pieniężnego za pranie i konserwację odzieży i obuwia ochronnego. Podstawa ust. 8 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.).

Oskładkowanie i opodatkowanie ekwiwalentu

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, ekwiwalent pieniężny stanowi przychód pracownika z tytułu stosunku pracy. Przychód ten wyłącza się jednak z oskładkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12. 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.). Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, przychody z ekwiwalentu podlegają również zwolnieniu od podatku dochodowego.

W przypadku przedsiębiorcy, ekwiwalenty właściwie uzasadnione i wypłacane przez niego pracownikom, stanowią koszty uzyskania przychodów. Brak jest bowiem przepisów, które wyłączałyby te wydatki z kosztów podatkowych. Tak więc, jeśli ekwiwalenty za pranie służą osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, to w miesiącu wypłaty podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów.

Odzież skażona środkami chemicznymi

Odstępstwo od ww. wymienionych przepisów występuje w przypadku środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, które w wyniku stosowania w procesie pracy, uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek zapewnić, aby były one przechowywane wyłącznie w miejscu przez niego wyznaczonym. Nie może powierzyć pracownikowi ich prania, konserwacji, odpylania i odkażania. Postępowanie takie jest niedopuszczalne, pracodawca sam musi zapewnić odpowiednie czyszczenie ww. odzieży i obuwia.

Kto odpowiada za wyliczanie ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej?

Sądzę, że najprostszym rozwiązaniem jest przygotowanie dla pracowników wzoru takiego wyliczenia (np. w postaci tabeli), zawierającego – poza danymi identyfikującymi danego pracownika (imię i nazwisko, stanowisko, nazwa komórki organizacyjnej itp.) – liczbę prań, zestawienie poniesionych wydatków w postaci: kosztów energii elektrycznej (znajomość posiadanej taryfy oraz zużycie prądu przez pralkę określone w dokumentacji dostarczonej przez producenta umożliwiają oszacowanie tych kosztów), kosztów zużytej wody, a także proszku do prania (ilość zużytego detergentu w odniesieniu do średniej ceny opakowania).

Można się również pokusić o rozliczenie kosztów amortyzacji pralki (przyjmując, że średnio w gospodarstwie domowym wykonuje się 2 prania tygodniowo, a pralka powinna służyć przez okres co najmniej 5 lat, można przyjąć, że w trakcie jej eksploatacji wykona co najmniej 520 prań; takie założenie pozwala – po ustaleniu ceny zakupu urządzenia – na obliczenie wartości każdorazowego „zużycia”, inaczej mówiąc: amortyzacji pralki). I każdorazowo odnosić tę wielkość do konkretnie wykonywanych, niezbędnych prań odzieży roboczej. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w rozliczeniu uwzględnić również czas, jaki – już przecież w wolnych chwilach, po pracy. Trzeba przeznaczyć czas na prozaiczne, ale niezbędne czynności związane z obsługą pralki, a zwłaszcza z prasowaniem ubrania (które wcześniej trzeba rozwiesić, aby wyschło).

Jak to obliczyć?

Oczywiście trzeba przy tym zwrócić uwagę, czy wprowadzenie zbyt drobiazgowych wyliczeń nie prowadzi do absurdów, w których wyniku koszty wykazane przez pracowników w sposób znaczący przewyższą koszty, jakie pracodawca poniósłby, gdyby zlecał pranie odzieży roboczej podmiotowi zewnętrznemu (firmie świadczącej usługi pralnicze).

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, w mojej ocenie pracodawca, dla własnej asekuracji, powinien samodzielnie obliczyć. Zgodnie z powyższymi wskazówkami – średni koszt jednego prania oraz ocenić częstotliwość, z jaką pracownicy powinni prać powierzoną im odzież. Niewątpliwie inaczej będzie się ona kształtowała w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, a inaczej produkcyjnych. Na tej podstawie – w wewnętrznym akcie prawnym regulującym kwestię zasad zapewnienia i gospodarowania odzieżą roboczą (np. regulaminie pracy) – określić górny limit, jaki przysługuje pracownikom za pranie odzieży roboczej we własnym zakresie. Warto to zrobić na tyle starannie, aby w razie potrzeby móc wykazać, że wycena jest poparta dokonanymi wyliczeniami.

Takie rozwiązanie zabezpieczy pracodawcę przed zaskakującymi wydatkami, a jednocześnie pozwoli zaplanować budżet na powyższy cel.

Pracownicy powinni natomiast otrzymać od pracodawcy wzorcowe formularze rozliczeń ekwiwalentu za pranie, które po odpowiednim wypełnieniu, w określonych przez pracodawcę terminach (np. do 5 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który przysługuje ekwiwalent za pranie odzieży roboczej) i składać je do właściwej komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za rozliczenia tego ekwiwalentu (np. działu gospodarczego, administracyjnego itp.). Naturalnie formularze rozliczeń powinny być przechowywane jako dokumentacja podlegająca kontroli ZUS i urzędów skarbowych.

Z uwagi na to, że pracodawca nie ma możliwości precyzyjnej weryfikacji kosztów prania odzieży roboczej ponoszonych przez pracowników (pracownicy nie mają prawa przedstawienia rachunku lub faktury, tak jak robi to przedsiębiorstwo świadczące usługi pralnicze), może on bazować wyłącznie na oświadczeniach złożonych przez pracowników. Pracodawcy trudno będzie również – o ile nie będzie w stanie udowodnić oświadczenia nieprawdy – podnieść kwestię zmowy pracowników tylko dlatego, że oświadczenia opiewają na podobną lub taką samą kwotę.

Co na to prawo?

Jak już wcześniej wspomniano, zaproponowane powyżej rozwiązanie nie ma umocowania w konkretnych, obowiązujących przepisach prawa. Stanowi ono jedynie próbę odniesienia się do nader literalnej wykładni przepisu zastosowanej przez ZUS, a zapewne za chwilę (o ile nie już) stosowanej również przez urzędy skarbowe.

Pracodawca, który nie chce dokonywać takich rozliczeń, może oczywiście odstąpić od ich prowadzenia. Niestety, kosztem braku możliwości zwolnienia ekwiwalentu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i oskładkowania składkami ZUS. Trzeba bowiem przypomnieć, że zwolnieniom podlegają jedynie te świadczenia rzeczowe bądź ekwiwalenty za świadczenia, jaki są wypłacane (wydawane) zgodnie przepisami BHP.

Odnosząc się do kwestii wskazania osoby odpowiedzialnej kto wylicza ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, należy wyjaśnić, że przepisy prawa nie precyzują, kto w imieniu pracodawcy powinien się tym zajmować. Niewątpliwie jednak, w ramach delegacji swoich uprawnień, pracodawca może wskazać osobę (bądź osoby), które będą realizowały takie czynności. W praktyce, w większości zakładów pracy robią to osoby kierujące pracownikami, którzy nadzorują pracę pracowników pobierających taki ekwiwalent lub wyznaczone osoby z działów finansowych.

Bez wątpienia takich czynności nie powinien wykonywać pracownik służby BHP. Przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 2.09.1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy określający (w formie katalogu zamkniętego) zakres zadań tej służby nie przewidują takiego obowiązku.