KSeF – co trzeba wiedzieć już dziś

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami, a przedsiębiorcy już teraz powinni zastanowić się, jak przygotować swoje firmy na tę zmianę. Podczas naszego comiesięcznego webinaru dla klientów omówiliśmy najważniejsze elementy związane z wprowadzeniem KSeF – od terminów, przez narzędzia, aż po korzyści i odroczenia. Poniżej znajdziesz krótkie podsumowanie najważniejszych punktów.

Czym właściwie jest KSeF?

KSeF to system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Wszystko odbywa się w formie elektronicznej, co oznacza koniec tradycyjnych PDF-ów i papierowych dokumentów. Faktury trafiają bezpośrednio do systemu, gdzie mają jednolity format i są od razu dostępne do weryfikacji.

Webinar o KSeF poprowadziła Katarzyna Soboń – księgowa w Biurze rachunkowym BR

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Wdrożenie będzie przebiegało etapowo:

• od 1 lutego 2026 r.,
• od 1 kwietnia 2026 r.,
• od 1 stycznia 2027 r. – pełne objęcie wszystkich podmiotów.

To dobry moment, aby sprawdzić, czy firmowe procesy, systemy księgowe i zespół są przygotowane na tę zmianę.

Co zostało odroczone?

Aby ułatwić przedsiębiorcom adaptację, niektóre elementy KSeF wprowadzono z opóźnieniem. Odroczone zostały m.in.:

• faktury konsumenckie (będą dobrowolne),
• faktury do 10 000 zł wystawiane osobom fizycznym,
• faktury z kas rejestrujących do końca 2026 r.,
• obowiązek numeru KSeF przy płatnościach,
• kary za błędy w pierwszym okresie działania systemu.

Dzięki temu firmy mają dodatkowy czas na spokojne dostosowanie swoich procedur.

Jak korzystać z KSeF?

Przedsiębiorcy mogą obsługiwać system na kilka sposobów:

• poprzez własne programy księgowe i finansowe,
• korzystając z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów,
• logując się na ksef.podatki.gov.pl,
• za pomocą oficjalnej aplikacji mobilnej KSeF.

To oznacza, że obsługa może być dostosowana do różnych potrzeb – od małych firm po duże organizacje.

Jakich dokumentów KSeF nie obsługuje?

System nie przesyła wszystkich typów dokumentów. Poza KSeF pozostają m.in.:

• faktury proforma,
• faktury wewnętrzne i dokumenty wewnętrzne,
• noty obciążeniowe,
• faktury z załącznikami (możliwy jest link do zasobów).

Warto uwzględnić to przy projektowaniu nowego obiegu dokumentów.

Jakie korzyści daje KSeF?

Choć początkowo wdrożenie może wydawać się wymagające, system niesie ze sobą wiele zalet:

• automatyczna wymiana faktur,
• lepsza kontrola i transparentność,
• większe bezpieczeństwo danych,
• krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT,
• łatwa autentykacja i pewność co do źródła dokumentu,
• integracja z systemami firmowymi,
• pełna archiwizacja w jednym miejscu.

KSeF to krok w stronę nowoczesnego, cyfrowego obiegu dokumentów.

Potrzebujesz wsparcia przy wdrożeniu KSeF?

Jeżeli zastanawiasz się, jak przygotować swoją firmę do obowiązkowego KSeF albo chcesz mieć pewność, że przejście na e-fakturowanie przebiegnie sprawnie i bez błędów – zapraszamy do skorzystania z usług naszego Biura rachunkowego BR.
Nasi specjaliści pomogą Ci krok po kroku wdrożyć nowe rozwiązania, zaktualizować procedury oraz dostosować systemy księgowe, tak aby Twoja firma była w pełni gotowa na nadchodzące zmiany.

KSeF FAQ